Ah, az Inbox Zero. Olyan eredmény, amelyre oly sokan vágyunk. Megfoghatatlan. Ez a termelékenység mércéje. Ez egy folyamatos csata.

Felesleges is.

Félreértés ne essék, az Inbox Zero eredetileg történő megnevezése hihetetlenül értékes. Merlin Mann évekkel ezelőtt találta ki a kifejezést, és amit ő definiált, az jóval meghaladja magát a kifejezést.^[1]

Az emberek mégis megalkották az Inbox Zero saját definícióját. Nem azzal a szándékkal használják, mint Mann. Ehelyett arról lett szó, hogy semmi sem marad közvetlen kilátásban. Az lett a lényeg, hogy az e-mail beérkező levelek mappája nullára csökkenjen, vagy az íróasztalon legyen egy üres postafiók, amelyet egykor papírokkal töltöttek meg. A vizuális rendetlenség eltávolításáról van szó.

De nem erről van szó. Egyáltalán nem.Hirdető

Itt van, hogy valójában mi a beérkező levelek nulla, Mann meghatározása szerint:

Arról szól, hogyan lehet visszaszerezni az e-mailt, a figyelmességet és az életet. Az a nulla? Nem az számít, hogy hány mesés félénk bölcs van a postaládádban, hanem az, hogy a saját agyad mekkora része van abban a postaládában. Különösen, ha nem akarod, hogy legyen. Ez az. - Merlin Mann

A Fake Inbox Zero

A beérkező levelek minden tartalmának kitisztításával járó kiteljesedés érzése legjobb esetben ideiglenes, rosszabb esetben csalódást okoz. Gyakran azt tapasztaljuk, hogy az Inbox Zero programot készítjük, csak azért, hogy elmondhassuk, mindent megtettünk, amit meg kellett tenni. Ez egyszerűen nem így van.

Természetesen az összes olyan dolog eltávolítása, amely a beérkező levelek mappájában van, azt jelenti, hogy vagy gondoskodnak róluk, vagy jó úton vannak a gondozásukra. A régi látótávolságon kívül eső mondást gyakran alkalmazzák a postaládád törlésére. De hacsak nem tettél meg tényleg valamit a dolgokkal, akkor vagy nem érdemes eleve a postaládádban lenni, vagy még mindig a mentális postaládádban ülsz.

Valamit tennie kell a dolgokkal, és sok ember számára ez nehéz dolog. Ezért nem érhető el olyan gyakran az Inbox Zero - a Mann meghatározása szerint -, mint sokan szeretnék hinni. Ehelyett elkészül az Inbox Zero ez a lecsapolt koncepciója. Nincsenek e-mailek a beérkező levelek között, és nincs papír az íróasztal postaládáján. Tehát ez azt jelenti, hogy Ön az Inbox Zero-nál van.Hirdető

Amíg a következő e-mail meg nem érkezik, vagy a következő dokumentum nem érkezik meg. Ezután azon dolgozik, hogy a lehető leggyorsabban megszabaduljon ezektől, hogy újra visszatérhessen az Inbox Zero: The Lesser oldalra. Ha ez valami gyorsan megoldható, akkor eljut. De ha több időre van szükségük, akkor hamarosan több cucc kerül a postaládájába. Tehát váltogat feladatokat, hogy eljusson azokhoz a dolgokhoz, amelyek nem igényelnek annyi időt vagy figyelmet, hogy közelebb kerülhessen az Inbox Zero ezen lecsupaszított változatához.

Amíg azonban nem foglalkozol a nagyobb tárgyakkal, addig nem egészen érsz oda. Néhány ember úgy érzi, mintha cserbenhagyta volna magát (vagy másokat), ha nem érnek oda. És ez őszintén szólva butaság. Ezért nem működik az Inbox Zero ez a bizonyos verziója.

Az Inbox Zero elérésének végső módja

Tehát mi a végső módja az Inbox Zero elérésének?

Nulla postaládája van.

A beérkező levelek a végállomás felé vezető út megállóként szolgálnak. Ez az a hely, ahol a cuccok addig ülnek, amíg készen áll arra, hogy a helyére tegye, amíg készen áll a kezelésére.Hirdető

Akkor miért ne hagyná ki teljesen a postaládát? Miért ne tenné a helyére, ahol ül, amíg készen áll a kezelésére? Mert ehhez azonnali cselekvésre van szükség. Ez azt jelenti, hogy némi gondolkodást és figyelmet kell fordítania az elemre.

Vissza kell lépnie, és meg kell néznie, nem pedig reszelnie kell. Ezért van egy gyűjtős postaládánk, mind az e-mailek, mind az analóg tételek számára. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy ezeket a dolgokat csak akkor nézzük meg, ha készen állunk erre.

A vicces az, hogy eldönthetjük, mikor készen állunk, anélkül, hogy előzetesen ránéznénk a postaládára. A dolgokat a saját óránkon keresztül tekinthetjük meg, nem pedig akkor, amikor riasztunk vagy szükségét érezzük.

Nincs semmi oka annak, hogy egyáltalán szüksége van egy postaládára, hogy hosszabb ideig tárolja a dolgokat, mint amennyi ott van, mielőtt meglátja. Egyik sem. Ez egy választás. És a választás, amelyet meg kellene hoznia, az hogyan kell kezelni a dolgokat, amikor először látja őket, nem pedig mikor kell kezelni azokat a dolgokat, amelyeket még nem nézett meg.

Hagyd abba a hamisítást

Ha a dolgokat látja a beérkező levelek között, egyszerűen használja a látót. A beérkezett üzenetek dolgainak megtekintése, amikor először látja őket, betekintést nyújt.Hirdető

Ne ellenőrizze az e-maileket naponta több mint kétszer. Kapcsolja ki a figyelmeztetéseket. Helyezze az íróasztal postaládáját olyan helyre, ahová mások is hozzáférhetnek, és csak akkor érheti el, ha készen áll arra, hogy foglalkozzon azzal, ami benne van. Ne tegye az asztalára - ez a termelékenység mérge.

Ha el akar jutni az Inbox Zero-ba - az igazi Inbox Zero-ba -, akkor az út során megszabaduljon ezektől a megállóktól. Meg fogja tapasztalni, hogy ezzel sokkal gyorsabban készen leszel azokból a dolgokból, amelyeket valóban el akarsz készíteni, ahelyett, hogy látnád, hogy haladnak a nullánál nem nagyobb sebességgel.

További termelékenységi tippek a szervezéshez

• Hogyan szervezd az életedet: Valóban szervezett emberek 10 szokása
• Szétszórtnak érzi magát? Hogyan szervezzünk jegyzeteket, hogy maradjunk a dolgok tetején
• 15 legjobb tanács az irodaszervezéshez és a jobb munkavégzéshez

Kiemelt fotóhitel: Webtárhely az unsplash.com webhelyen keresztül

Referencia