Az egy-egy találkozó döntő jelentőségű és gyakran alábecsült irányítási eszköz.

Ez nemcsak egy őszinte módja annak, hogy kapcsolatba lépjen az alkalmazottakkal és megossza velük a szükséges információkat, hanem arra is, hogy meghallgassa visszajelzéseiket.

Ami még ennél is fontosabb - az egy-egy találkozó lehetőséget kínál arra, hogy alakítsa alkalmazottja tapasztalatait és felfogását rólad, mint főnökről. Sok esetben az, hogy mit gondolnak rólad és a vezetési stílusodról, az tükröződik az egész vállalatról vagy szervezetről alkotott véleményükben is, amelyet képviselsz.

Menedzserként vagy csoportvezetőként elsőbbséget kell élveznie az eredményes egy-egy találkozó lebonyolításának. Az ebben a cikkben ismertetett 11 tipp segít abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki ebben a döntő időben.

1. Helyezze el a megfelelő gondolkodásmódot

A megfelelő egy-egy foglalkozás már a találkozó előtt elkezdődik, amikor előkészíti a jegyzeteit és hozzáállását.

Ha látja, hogy az egy-egy találkozó nem kívánatos zavaró tényező a mozgalmas napján, akkor nem jut el messzire.

Ehelyett szánjon néhány percet, hogy tisztítsa meg az elméjét, és koncentráljon arra a személyre, akivel találkozni készül.

Kezdje azzal, hogy áttekinti az előző egy-egy jegyzeteket az adott alkalmazottal, nézze meg a legújabb teljesítménystatisztikákat, jelölje meg az esetleges panaszokat vagy dicséreteket.

2. Rendszeressé tegye az egyszemélyes találkozókat

Az egy az egyben gyakorisága nagyban függ a vállalat méretétől és a vezetői stílustól. Egyes források szerint az ilyen megbeszéléseknek hetente kell történniük, mások viszont azt állítják, hogy kéthetente vagy havonta ütemezik a trükköt.

Jó ötlet, ha a következő ismétlődő találkozót minden aktuális találkozó végén kitűzik, hogy mindkét fél előre megtervezhesse.

Gondoljon arra a gyakoriságra és hosszúságra, amely nem tűnik túl soknak sem az Ön, sem az alkalmazottainak számára, de mégis elegendő ahhoz, hogy mindenkit tartson a hurokban és fenntartsa a folyamatos kapcsolatot.Hirdető

Az új alkalmazottaknak gyakrabban kell lenniük egy-egynek, legalább hetente vagy kéthetente egyszer.

Az egy az egyben folytatott foglalkozások rutinszerűvé teszik a visszajelzések megosztását és ösztönzik az őszinteség kultúráját. Ezenkívül a rendszeres személyes beszélgetések arra késztetik az alkalmazottakat, hogy megértsék őket, megbízzanak bennük és megbecsülik őket a vállalatban - ezáltal növeli belső motivációjukat.

3. Állítson be időkorlátot az értekezletekre

Rendeljen elegendő időt ezekre a beszélgetésekre, de ne is tegye túl hosszúra.Senki sem várja olyan találkozókat, amelyek elveszítik a fókuszt, és csak örökké elhúzódnak.

Az egyes foglalkozások optimális hossza az ülések gyakoriságától is függ - például ha minden héten találkozik, elegendő lehet egy 30 perces ülés. Ha kéthetente vagy havonta egyszer találkozik, akkor a 60 perc hatékonyabb lehet.

A sikeres vezetők, mint például Andy Grove, az Intel társalapítója és korábbi vezérigazgatója, azt tanácsolják, hogy végezzenek egyenként, amelyek legalább egy órán át tartanak:

Bármi kevésbé, tapasztalatom szerint hajlamos arra, hogy a beosztott egyszerű dolgokra szorítkozzon, amelyek gyorsan kezelhetők.

4. Készítsen listát a megvitatandó témákról

A találkozó általános terve vagy felépítése segíthet a beszélgetés elindításában - különösen az első néhány ülésen. Nem kell azonban ragaszkodni a tervhez, bármi is legyen. Inkább tekintse referenciaként, amely segíthet abban az esetben, ha a beszélgetés elakad vagy túl messzire sodródik a témától.

Az értekezlet menetrendje akkor is hasznos lehet, ha az alkalmazott introvertált és valószínűleg nem fog egyedül beszélni.

Készíthet például három-öt olyan témát, amelyekről a legérdekesebb az ismerete. Vagy tarthat maga előtt egy listát a kérdésekről, de ne feledje, hogy rugalmas legyen - nem kell mindegyiket feltennie, ha a beszélgetés természetesen folyik.

Néhány ötlet olyan kérdésekre, amelyek valószínűleg alapos válaszokat generálnak:

• A nap melyik részén érzi magát a legeredményesebbnek? Úgy érzi, hogy más munkarendre lenne szüksége a közérzetének és a termelékenység javításához?
• Melyek a legújabb eredményei, amelyek büszkévé tesznek?
• Van olyan javaslata, amely segíthet abban, hogy csapatunkban jobban működjünk?
• Van valaki a csapatban, akivel nehéz együtt dolgozni? Meg tudnád magyarázni, miért?
• Melyik feladata vonzza és inspirálja? Van-e mód arra, hogy a napi feladatait vonzóbbá tegye?
• Melyek a jelenlegi projekt fő szűk keresztmetszetei? Segíthetek bármilyen módon továbbvinni?
• Melyek azok a dolgok, amelyek aggódnak a munkájában vagy általában az irodai környezetben? Érezted már itt, hogy alulértékelt?
• Úgy érzi, hogy eleget tanul a munkahelyén? Mely területekről szeretne többet megtudni?
• Mit tehetek a menedzsment stílusom fejlesztése vagy az ön jobb támogatása érdekében?
• Milyen projekteken vagy feladatokon kíván dolgozni a következő?

Pro típus: Hirdető

A Google korábbi vezérigazgatója, Eric Schmidt azzal kezdte az egyszemélyeseket, hogy összehasonlította listáit azzal, amellyel munkatársait felkérték az értekezlet előtt.^[1]A mindkét listán szereplő elemeket rangsorolták, mert valószínűleg ezek voltak a legsürgetőbb kérdések.

5. Tartsa alkalmi állapotban és változtassa meg a beállítást

Ha őszinte, nyugodt és őszinte beszélgetést kíván folytatni alkalmazottjával, gondoljon nemcsak szavaira és testbeszédére, hanem az értekezlet légkörére is.

A cél az, hogy profi és eredményes legyél, de nem feltétlenül kínos vagy elavult.

Először keressen egy pihentető helyet egy privát beszélgetéshez. A hangulatos bútorok, a meleg színek, az irodai növények vagy akár az ablakból eltérő kilátás új ötleteket és javaslatokat kavarhat fel. De még a tárgyalóhoz sem kell ragaszkodnia - miért ne sétálna el vagy ihatna egy kávét a közeli kávézóban?

A termelékenységkövető szoftver vezérigazgatója DeskTime, Artis Rozentals úgy véli, hogy az egy az egyben történő találkozóknak az iroda megszokott korlátozásain kívül kell zajlaniuk:

Lehetőséget találok arra, hogy egy ebédnél hosszabbat menjek a csapattagjaimmal, hogy mindent kötetlen légkörben megbeszéljek.

Hozzáteszi, hogy az informalitás nem azt jelenti, hogy a találkozóra felkészülés nélkül kerül sor.

Az értekezlet előtt elkészítem az aktuális kérdéseket és adatokat, és megosztom azokat az adott alkalmazottal, hogy mindketten felkészülten jöjjünk és eredményesen beszélgethessünk.

6. Koncentráljon az alkalmazottra

Az alkalmazottnak a beszélgetésekre kell összpontosítania. A híres amerikai üzletember és szerző Ben Horowitz azt javasolja, hogy a menedzser csak az esetek 10% -ában beszéljen , a beszélgetés többi részét a csapattagra bízva.

Ne feledje - mint hatalmi pozícióban lévő személynek félre kell tennie az egóját, és a lehető legjobban támogatnia kell alkalmazottját.

Ideális esetben a beszélgetés természetesen körülötte folyik, bármi is számít neki. Ha nem, tegyen fel nyílt kérdéseket, amelyek segíthetnek nekik álláspontjuk kidolgozásában és visszajelzésük kifejtésében (lásd a 4. tippet).Hirdető

7. Figyelj, ahogy érted

Az Ön feladata nem csak az, hogy hagyja, hogy alkalmazottja beszéljen. Hallgatni is - aktívan. Ez azt jelenti, hogy nem csak azért hallgat, hogy udvarias legyen. Valójában megpróbál megérteni és emlékezni mindenre, amit megosztanak.

Néhány aktív hallgatási technika:

• Maradjon nyitott, magabiztos és hallgassa meg az embert anélkül, hogy egyoldalú következtetéseket vonna le.
• Mutasd meg az alkalmazottnak, hogy figyelsz, és időnként foglald össze, mit mondanak.
• Ellenőrizze még egyszer, hogy értett-e néhány állítást a félreértések elkerülése érdekében (például: „Jól értettem-e, hogy szeretné, ha a további késések elkerülése érdekében a marketing csapat csatlakozna ehhez a projekthez?”).
• Legyen fogékony mindarra, amit hall - még a cégével vagy a saját teljesítményével kapcsolatos kritikákra is.

8. Ossza meg a releváns információkat

Már említettük, hogy a munkáltatónak kevesebbet kellene beszélnie és többet hallgatnia. Ha azonban van valami fontos mondanivalója, és ez személyesen vagy szakmailag érinti ezt az alkalmazottat, akkor az egy az egy találkozó alkalmával el kell mondania.

Új projektet vagy stratégiát készít, amelyről az alkalmazottnak tudnia kell? Kipróbál néhány új irányítási taktikát, és szeretné, ha a fedélzeten lennének? Új változások érintik-e különösen a vállalatot vagy a csapatát?

Ügyeljen arra, hogy minden alkalmazott tartózkodjon a hurokban, hogy elkerülje a pletykákat és a félretájékoztatásokat az irodában. Ha személyesen mondja el nekik a hírt, akkor ők is jobban érzik majd magukat megbecsülve és megbecsülve.

9. Írja le a jegyzeteket

Valószínűleg egynél több alkalmazottat irányítasz, ezért nem szabad a memóriádra támaszkodnod, hogy kijelölhesd az összes fontos pontot, amelyet minden csapattag felvet.

Az értekezlet során azonban nem ajánlott jegyzeteket írni a számítógépére. Miért?

A nyitott laptop könnyen értelmezhető úgy, hogy elvonja a figyelmét, és nem nagyon érdekli a beszélgetés.

Tehát muszáj lesz régimódi módon jegyzeteljen - jegyzetfüzetbe, naplóba vagy papírdarabba írva.

A jegyzetek készítésével csapattagja láthatja, hogy aktívan részt vesz a találkozón, és hogy a kitűzött pontokat figyelembe veszik. Más szóval - hogy ez nem csak az idejük pazarlása.

10. Hagyjon egy feladattal vagy elvihetővel

Csakúgy, mint minden más üzleti szempontból, az egy-egy értekezletnek is célja és kivethető eredménye kell, hogy legyen. Más szavakkal, győződjön meg arról, hogy Ön, alkalmazottja, vagy ideális esetben mindketten távoznak-e egy elvégzendő művelettel vagy feladattal.Hirdető

Ennek megerősítése érdekében küldjön egy gyors e-mailt az egyszemélyes találkozó után, átbeszélve a főbb dolgokat. Ez biztosítja, hogy mindketten ugyanazon az oldalon tartózkodjanak, és tisztában legyenek a következő lépésekkel.

Az összefoglaló e-mail még néhány percet vesz igénybe, de kétségtelen, hogy hosszú távon érdemesnek bizonyul.

11. Ne hanyagolja el az egyszemélyeket távmunkásai mellett

Manapság egyre több vezető dolgozik együtt egy olyan csapattal, amely részben (vagy teljes egészében) távoli dolgozókból áll. Ha te is közéjük tartozol, tudd meg ezt:

A személyes találkozók még kritikusabbak, ha a távoli csapatról van szó.

Miért? Mert az irodában minden nap érezheti házon belüli csapata érzelmét. Ugyanakkor lehet, hogy fogalma sincs arról, hogy a kiszervezett vagy távoli alkalmazottai hogyan érzik magukat.

A print on demand indítás vezérigazgatója Nyomtató , Davis Siksnans, két kontinensen átívelő, 500 alkalmazottal rendelkező vállalatot irányít. Amellett, hogy minden alkalmazott számára negyedéves megbeszéléseket tart, megköveteli a vezetőktől, hogy rendszeresen tartsanak egy-egy találkozót a csapat minden tagjával,^[kettő]a kétéves teljesítményértékelések mellett.

Rámutat:

Remek módszer annak bemutatására, hogy a vezetők törődnek az alkalmazott teljesítményével és jólétével. Olyan témák kerülnek elő, amelyek egyébként nem kerülnének rendszeres vitába, például az irodában lejátszott zene.

Santa Lice-Kruze, a Printful Latvia HR igazgatója egyetért Davisszel és hirdetéseivel:

A beszélgetéseket az átláthatóság és a kölcsönös bizalom alapján kell felépíteni. Itt az idő, hogy megkérdezzük, hogyan áll az illető a munka és a magánélet egyensúlyával, egészségével, munkán kívüli tevékenységeivel stb. Minden bizonnyal meg kell kérdeznie, hogy tud-e bármiben segíteni.

Lásd Szemtől szemben az alkalmazottakkal

Menedzserként következetesnek kell lennie minden tevékenységében - és ez alól az egy-egy találkozó sem kivétel. Nem kell minden nap vagy akár minden héten megrendezni őket, de minden egyes alkalommal elkötelezettnek kell lenned mellettük.Hirdető

Ne feledje - elsődleges célja az alkalmazottja teljesítményének támogatása. Ha rendszeresen személyes beszélgetést folytat mindazokkal, akik jelentenek Önnek, akkor láthatja, hogy növekszik az alkalmazottak elkötelezettsége. Ez valószínűleg a vállalati kultúra javulásához és az egész vállalat magasabb termelékenységéhez vezet.

További vezetői tippek

• 5 vezetői típus, amelyek segítenek egy nagy teljesítményű csapat felépítésében
• Sajátítsa el ezt a 10 vezetői készséget, hogy erős vezetővé váljon
• Vezetés vs menedzsment: jobb az egyik, mint a másik?
• 15 legjobb vezetői könyv, amelyet minden vezetőnek el kell olvasnia a siker elérése érdekében

Kiemelt fotóhitel: rawpixel az unsplash.com oldalon keresztül

Referencia