Nem számít, mennyire szervezett, mennyire együtt van a rendszere, mennyire óvatos a beérkező levelek feldolgozásával, a feladatlista készítésével és a naptár működtetésével kapcsolatban, ha nem áll meg hébe-hóba, hogy megnézze az összképet, akkor el fog borulni . Végül egyszerűen válaszol arra, ami proaktív helyett önnek dobott létrehozása életed körülményei.

Szinte minden termelékenységi szakértő javasol valamiféle felülvizsgálatot, legyen szó hivatalos folyamatról, amelyet végigcsinál (például David Allen javasolja), vagy egyszerűen csak néhány percet, hogy elgondolkodjak azon, hogy hol tart. Bár nincs semmi varázslat a héten, mint időegység, úgy tűnik, hogy egy ilyen felülvizsgálat heti elvégzése a legjobban működik - ez egy időblokk, amely nagyon mélyen be van építve bennünk, mint ütemezési egység.Hirdető

Bár a felülvizsgálati témában rengeteg variáció létezik. az alapötlet ugyanaz, függetlenül attól, hogy milyen rendszert nézel. A heti áttekintés három kérdésből áll:

1. Mit kell tennem a következő héten?
2. Mit csinálok rosszul, amit meg kell javítani?
3. Milyen új dolgokat kell tennem, hogy az életemet abba az irányba vigyem, ahová szeretném?

Felkészülés a felülvizsgálatra

Míg néhány embernek sikerül rendben lenni azzal, hogy áttekinti a felülvizsgálatot, amikor csak talál rá időt, a legtöbb ember számára sokkal eredményesebb lesz, ha minden hétre külön időt szán egy felülvizsgálatra. Szokásnak, rendszeres találkozónak kell lennie, amelyet magával tart.

• Ütemezze heti felülvizsgálatát a naptárban. Hagyjon magának legalább egy órát, lehetőleg kettőt.
• Fejezze be minden munkáját mielőtt a felülvizsgálat megkezdődik.
• Legyen kényelmes. Érdemes elmenni valahová, amely nem társul a munkához.
• Szánjon 5-10 perc csendes időt. Meditálj, firkálj, vagy csak bámuld a fejed - bármi is szükséges ahhoz, hogy puffert tegyél magad és mindennapi dolgaid közé.
• Van mibe írni / beírni.
• Ügyeljen arra, hogy ne zavarjon. Itt az ideje!

A GTD heti áttekintése

Már írtam egy elég alapos áttekintést a heti áttekintésről, amelyet David Allen határoz meg, ezért kezdem azzal, hogy megismétlem az ott mondottakat. Allen szerint a heti felülvizsgálatnak a következő lépésekből kell állnia:Hirdető

1. Gyűjtse össze az összes laza papírt, és tegye be a postaládájába feldolgozásra.
2. Feldolgozza a jegyzeteket minden akciót, találkozót, új projektet stb.
3. Tekintse át korábbi naptáradatait emlékeztetni minden olyan ötletre, feladatra stb., amelyet akkor még nem sikerült megörökítenie.
4. Tekintse át a közelgő naptárat hogy láthat-e új műveleteket, amelyeket hozzá kell adnia a listáihoz.
5. Ürítse ki a fejét. Írjon le mindent, ami jelenleg a fejében van, vagy leköti a figyelmét.
6. Tekintse át a projektlistákat hogy meghatározza az egyes projektek állapotát, és hogy van-e olyan tevékenység, amelyet meg kell tennie az egyes projektek előrehaladása érdekében.
7. Tekintse át a következő műveletlistákat. Frissítse őket a már elvégzett műveletek megjelölésével. Használja a befejezett műveleteket aktiválóként, hogy emlékeztessen minden további lépésre, amelyet meg kell tennie, és nem a művelet végrehajtását.
8. Ellenőrizze a listákra várást. Adja hozzá a megfelelő nyomon követést a cselekvési listáihoz. Jelöljön be mindent, amit már kapott.
9. Tekintse át a vonatkozó ellenőrzőlistákat.
10. Tekintse át valamikor / esetleg listáját és döntse el, hogy van-e valami, amelyet felkészít az aktív projektek listájára.
11. Tekintse át a projekt támogatási fájljait hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki egyetlen új műveletet sem.
12. Légy kreatív és bátor. Ez Allen könyveiben ez a folyamat legnehezebb és leggyengébben leírt része, ami túl rossz, mivel itt történik a varázslat. Miután megtisztította az elméjét mindentől, amit jelenleg meg kell tennie, szánjon időt új ötletek megálmodására - kockázatos, kreatív stb. Lényegében egy szabad formájú ötletgyűjtés, amelynek témája a mit tehetnék?

Ezek a lépések háromlépcsős formátumot követnek:

1. Tisztázza: Kösse össze az előző hét bármelyik laza végét, hogy a jövő felé fordulhasson.
2. Aktuális állapot: Tervezze meg azokat a lépéseket, amelyeket a következő héten meg kell tennie a projektek előmozdítása érdekében.
3. Legyen kreatív: Gondoljon bele, és kezdjen el tervezni olyan dolgokat, amelyeket megtehetne, hogy új irányba mozdítsa el az életét, vagy előrelépjen a jelenlegi szintjén.

A heti áttekintés újabb felvétele

Inkább a heti áttekintésemre gondolok, mint megválaszolandó kérdésekre, és nem a lépésekre. Bár még mindig próbálok hetente felülvizsgálatot végezni (kéthetente mégis praktikusabbnak tűnik számomra), néhány teljes áttekintést is elvégzek, mivel az idő lehetővé teszi a teljes felülvizsgálatok között.

A mini-áttekintés csak néhány kérdésből áll:Hirdető

1. Mit kell dolgoznom a következő napokban?
2. Milyen határidők állnak előttem?
3. Vannak olyan új projektek, amelyeken van időm elkezdeni dolgozni?

Ezt az előttem lévő Moleskine-mal teszem, és felsorolom a feladatokat, amikor átgondolom ezeket a kérdéseket. (Később átviszem őket a feladatkezelő rendszerembe - a mini-áttekintés számomra inkább egyfajta elfogás, mint feldolgozás.)

A mini-áttekintés lényege csak az, hogy megbizonyosodjak róla, hogy jó úton haladok-e, és nem engedem, hogy bármi fontos átessen a repedéseken. Amikor leülök teljes áttekintést végezni, jobban foglalkoztat az életem általános lefolyása. A teljes áttekintés a következő kérdésekből áll:

1. Mit kell dolgoznom a következő napokban?
2. Milyen határidők állnak előttem?
3. Vannak olyan új projektek, amelyeken van időm elkezdeni dolgozni?
4. Mi romlott el az elmúlt héten? Milyen tanulságokat tanulhatok ebből?
5. Mi ment pontosan az elmúlt héten? Hogyan tudok megbizonyosodni arról, hogy még több ilyen történik?
6. Mennyire tartom be minden kötelességemet és kötelezettségemet?
7. Mi következik, amire fel kell készülnöm?
8. Milyen segítségre van szükségem?
9. Minden, amit csinálok, hozzájárul a célom eléréséhez? Mit tehetek azokkal a dolgokkal, amelyek nem?
10. Örülök annak, ahol vagyok? Mit szeretnék megváltoztatni?
11. Mi a célom a következő hétre? Hónap? 90 nap?

Jobban szeretem a kérdés / válasz formátumot, mint Allen lépésről lépésre, mert a) a gyakorlati dolgok nagy részét egyébként is napi rendszerességgel csinálom, és b) tetszik, hogy ezeknek a kérdéseknek (többségében) a hangsúlya inkább én vagyok mint a cuccaim.Hirdető

Végül is ez a felülvizsgálat lényege - nem azért, hogy lépést tartson azokkal a dolgokkal, amelyekkel foglalkoznia kell, hanem azért, hogy bejelentkezzen önmagával. És ez fontos - hajlamosak vagyunk ellenállni túl közelről önmagunkra, akár azért, mert önzőnek vagy nárcisztikusnak érezzük magunkat, akár azért, mert félünk attól, amit találunk, ha túl közelről nézünk .

Ha ez neked túl pépesnek tűnik, akkor valószínűleg a többségre van szükséged. Mert ahogy folyamatosan mondom, mindennek a produktivitásnak nem az a lényege, hogy minél többet csináljon. Jobb életet élni.