Minden találkozónak célja van. Néhány találkozó ötletgyűjtés. Más találkozók stratégiai foglalkozások egy adott cél elérése érdekében. Néhány találkozó a még más ülésekről szóló tájékoztató. Akár az Ön munkatársainak a lenyűgöző harmadik negyedéves eredményekre való összegyűjtésére, akár az új ügyfelek gyakorlására gyülekezik, az értekezlet gördülékenyebben, hatékonyabban és produktívabban fog menni, aprólékosan kidolgozott értekezlet-menetrenddel.

Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan hozhat létre hatékony értekezlet-menetrendet és hogyan szervezhet produktív találkozókat.

Tartalomjegyzék

1. Az értekezlet menetrendjének fontossága
2. Hogyan lehet megírni egy hatékony találkozó menetrendet
3. Találkozó Napirend sablonok
   • 1. napirendi sablon - tervezés
   • 2. napirendi sablon - információk
   • 3. napirendi sablon - Bemutató
4. A lényeg
5. További tippek a produktív találkozók lebonyolításához

Az értekezlet menetrendjének fontossága

A találkozó napirend nélkül olyan, mint egy út kirándulás nélkül

Elfoglalt szakemberként elveszíti a türelmét, ha úgy érzi, hogy értékes idejét pazarolja. Ez gyakrabban történik, mint észreveheti. Sok vezető számára az értekezletek a munkahét öt napjából kettőt vesznek igénybe.

Annál is inkább annak biztosítására, hogy minden találkozó elengedhetetlen legyen. Először kérdezze meg, hogy a témákat nem lehet-e más módon lefedni - esetleg e-mailben, vagy telefonon keresztül a legfontosabb szereplőkkel. Ha úgy ítéli meg, hogy a személyes találkozó elengedhetetlen, írjon egy értekezlet menetrendet a vita pontjainak felvázolásához, és rendeljen időpontokat minden előadóhoz.

Tudja, milyen csalódottságot érez, amikor egy találkozó tíz perccel elmarad a menetrendtől, miközben mindenki udvariasan várja, hogy Susan befejezze a bermudai útja miatt elpompázó utat? Az értekezlet napirendje gyengéd emlékeztetőként szolgál minden egybegyűlt számára, hogy az idő értékes, és kérjük, maradjon pontos.

A jól kidolgozott napirendek befogadók

A munkatársak értekezletének ütemezése jelzi a munkatársaknak, hogy szükség van a hozzájárulásukra, vagy hogy megbízásokat kell végrehajtani. Amikor az ülés meghívását részletes napirenddel követi, a résztvevők tudják felkészülni. A munkavállalók valóban azt mondják, hogy szívesen vesznek részt az értekezleteken, ha egyértelmű objektív és releváns információkat osztanak meg.

Az intelligens megbeszélési napirendek célorientáltak

Az értekezlet napirendje meghatározza az összes témát. Válasszon különböző hangszórókat az egyes témákhoz, és ideális esetben adja meg az egyes hangszórókhoz tartozó időket. Ha ötletgyűjtő beszélgetésről van szó, fontolja meg a várható eredményeket felsoroló menetrendet. Például: Vázolja fel a mentori programunk fejlesztésének tervét; határidők beállítása; személyzeti megbízásokat végez.

A napirendek útmutatóként szolgálnak az értekezlet-segítõ számára, mindenkit szinkronban tartanak, és formátumot biztosítanak az értekezlet jegyzõkönyveinek követésére.

Hogyan lehet megírni egy hatékony találkozó menetrendet

Szóval, hogyan kell kidolgozni ezt a rendkívül fontos találkozó menetrendet? Alkalmazza ezt a 8 hasznos tippet:

1. Kérjen visszajelzést idő előtt

Főnökei és kollégái jobban elkötelezettek lesznek, ha kérik a közreműködésüket. A nevezési díj megszerzése valószínűbbé teszi, hogy részt vesznek a találkozón és elősegítik annak eredményeit.Hirdető

Egy héttel az értekezlet előtt tegye azt a célt, hogy meglátogassa cége néhány kulcsszereplőjét, és egyszerűen megkérdezze: Szeretne valamit beilleszteni az ülés napirendjébe?

2. Kövesse a Helyes értekezlet menetrend etikettet

Miután elkészítette a napirendet, feltétlenül vezesse azt a témavezetője, a főnöke főnöke és minden, a napirenden szereplő személy. Soha ne vegyen fel egy előadót a napirendre anélkül, hogy ezt az elővigyázatosságot megtenné. Kerülje a városon kívüli munkavállalók felsorolását vagy más értekezleteken való részvételt.

Ha egy adott vállalkozás kulcsszereplője távol van, kérjen meg egy másik munkatársat, hogy töltse ki. Udvariasságként feltétlenül jelezze mindkettőjüknek, hogy megtette ezt a lépést.

Miután az ülés napirendjét elfogadták és az előadókat kijelölték, előzetesen küldjék el a napirendet az összes résztvevő számára. Ügyeljen arra, hogy RSVP-ket eljusson az értekezletre. El akarja kerülni a meglepetéseket.

3. Tartsa tiszteletben az Idővonalat

Ha egy órára lefoglalta az irodai konferenciatermet, akkor ez a leghosszabb az értekezletnek.

Egyes vállalatoknál más csoportok közvetlenül a csoport távozása után foglalják le a konferenciatermet. Ideális esetben úgy készítse el az ülés napirendjét, hogy csapata legalább öt perccel a következő ülés kezdete előtt elhagyja a termet.

4. Keresse meg az értekezlet menetrendjének szervezési elvét

Racionalizálja a napirendet, hogy a résztvevők távozhassanak az eredmények egyértelmű megértésével. Érdemes fontossági sorrendbe állítani, felsorolva a legfontosabb projekteket, amelyeket először meg kell vitatni.

Néha van értelme ezeket a projekteket határidőre szervezni. Más esetekben célszerű felsorolni ezeket a projekteket a cég számára betöltött fontosságuk szerint.

5. Vizsgálja meg azok számát, akiknek jelentést kell tenniük

Öt perc megszakítás nélküli idő gyakran elegendő egy adott találkozó frissítéséhez. A megszakítások adják az időt!

Ha idősebb V.P. A marketing általában megszakad vagy elszakad a pályától, ha megszakad, fontolja meg az értekezlet napirendjét, amely a kérdéseket és válaszokat hagyja az értekezlet utolsó tíz percére. Ezután mindenképpen hajtsa végre. Óvatosan megszakíthatja a félbeszakítót, és azt mondhatja: Mint tudják, Paul, maradtunk időnk a kérdések megválaszolására. Most hagyjuk, hogy Rick befejezze a frissítést.Hirdető

6. Ügyeljen a felszólalók rendjére

Egyes vállalatoknál a felső vezetés szólal meg először. Más társaságokban a junior társultak. A hangsugárzó sorrendjének kitalálásakor győződjön meg arról, hogy az összhangban áll-e a vállalat kultúrájával.

Ennek ellenére soha ne vegyen fel senkit az ülés napirendjére, akinek nem kell jelentést tennie. Ha így tesz, akkor a találkozó hosszú lesz. Amikor az előadókat felveszi a napirendre, annak eldöntése, hogy felvegyék-e a címüket, ismét a vállalat kultúrájától függ.

Alkalmasabb környezetben előfordulhat, hogy csak a keresztneveket sorolja fel. Formálisabb környezetben felsorolhatja az utó- és vezetékneveket, és címeket is felvehet.

7. Az értekezlet napirendjét ugyanúgy formázza

Az értekezlet napirendjét a szervezet fejléces lapján kell elkészíteni - vagy legalább tartalmaznia kell a cég logóját. Helyezze az ülés címét és a dátumot a napirend tetejére, az értekezlet tervezett kezdési és befejezési idejével együtt.

Az értekezlet napirendjének vázlatos formátumban, olvasható típusú méretben kell lennie. Keressen egy tiszta tervet a napirendhez, és használja mindig a következetesség érdekében. A betűtípusnak könnyen olvashatónak kell lennie, például Times New Roman vagy Genf vagy Arial. Ha már létezik sablon az értekezlet napirendjeihez, egyszerűen használja ezt. Ha nem létezik, hozzon létre egyet. (Lásd a következő szakaszt)

8. Csatolja az értekezlethez szükséges dokumentumok listáját

Gyakran egy értekezleten a csoportot felkérik, hogy reagáljon egy jelentésre vagy javaslatra, és hasznos ezeket a dokumentumokat a napirend alján felsorolni.

Emellett időt takarít meg, ha a dokumentumokat még az ülés előtt elküldi, így mindenkinek, aki részt vesz, lesz ideje átnézni őket.

Ha laptopokra van szükség, mindenképpen értesítse a résztvevőket előre.

Találkozó Napirend sablonok

Amíg voltak értekezletek, voltak ülések napirendjei is. Tehát valószínű, hogy valaki a vállalatában ismer egy tiszta, könnyen olvasható értekezlet-sablont, amelyet használhat. De ha nem, fontolja meg az alábbiak egyikét:

1. napirendi sablon - tervezés

A mentor programtervezési értekezlet menetrendje

Helyszín: Első emeleti konferenciateremHirdető

Időpont: 2019. november 18

Idő: 1-2: 30 PM ÉS

Menetrend

1. A mentorprogram céljának háttere, Cheryl Smith, az emberi erőforrások igazgatója (1-1: 15 óra)
   • a. Bizonyíték a munkavállalói elkötelezettségről
   • b. Meg kell vőlegény emelkedő csillagok
2. Mentorok / mentorok toborzása, Max Marcus, munkatárs, HR (13: 15-1: 35)
   • a. Egyéb vállalati modellek
   • b. Brainstorm kritériumok
3. Mentorprogram követelményei, Seth Walsh, HR gyakornok (13: 35-1: 55 óra)
   • a. A strukturált mentor találkozók előnyei és hátrányai
   • b. Brainstorm követelmények
4. Megvalósítás, Cheryl Smith (1: 55–2: 20)
   • a. Az osztályvezetők időkerete a résztvevők azonosítására
   • b. A kísérleti program bevezetése
     • én. 1. résztvevő edzés
     • ii. kísérleti program bevezetése
     • iii. negyedéves beszámolók
   • c. A program értékelése
5. Következő lépések, Max Marcus (2: 20–2: 25)

2. napirendi sablon - információk

WXYZ értekezlet menetrendje

Cél: Életképes vállalkozások listájának összeállítása a hívásokhoz

Találkozó vezetője: Mary Starsky

Időpont: 2019. november 20

Helyszín: 16. emeleti B konferencia terem

Időpont: 16–17. ET

Hívószám / kód

Napirendi pontokHirdető

Bevezetés 16: 00-16: 05.

1. John Smith - műsorvezető 16:05-16: 20. Megkeresték a vállalatokat
2. Marianne Legit - műsorvezető 16: 20-16: 35. Potenciális vezet
3. Stylch Sylvia - műsorvezető 16:35–16: 55 Új vetítési technikák
4. Kérdések és válaszok [Csak ha idő]

Felkészülés a találkozóra

• Kérjük, olvassa el: [Dokumentumok felsorolása és csatolása]
• Kérjük, hozza: [azaz Laptop, javaslatok, kellékek]

3. napirendi sablon - Bemutató

ZZZ vállalati menetrend

Dátum / kezdési és befejezési idő: 2019. november 21 .; 9:00 ET-10:00 ET

Helyszín: Kávézó, 12. emelet

A találkozót hívta: Steve Parks

1. Üdvözlet / Bevezetés - [Steve Parks, 9: 00-09: 10]
2. Új termékcsalád áttekintése - [Paul Aria, 9:10 és 9:20 között]
3. Tüntetések - [Claire Ringis, 9:30 és 9:40 között]
   • a. Fehérítő fogkrém
   • b. Fogkrém, amely erősíti az ínyt
   • c. A lepedék ellen küzdő fogkrém
4. Termékmarketing - [Steve Parks, 9:40–09: 50]
5. Beszélgetés és kérdések és válaszok [9:50 és 9:55 között]
6. Következő lépések - [Az ülés után kiosztásra kerül]

A lényeg

Az ülés napirendjének megírásakor Ön irányítja az értekezletet

Célja egy szoros értekezlet lebonyolítása. Intelligens menetrend segít ebben. Hagyjon elég időt a megbeszélésre, de ne túl sok időt. Ügyeljen arra is, hogy időben kezdje meg a találkozókat.

Amikor átveszi az értekezlet napirendjének kidolgozását, Ön irányítja, hogy milyen lépéseket kell tenni. Az a képesség, hogy hatékony tárgyalási napirendet készítsen, növeli az értekezletek és a nyomon követés hatékonyságát. Ez két rendkívüli bravúr.

A legszorosabb találkozókat tartsa meg a vállalatán, és a csapata teljesítménye szárnyalni fog.

További tippek a produktív találkozók lebonyolításához

• 12 titka egy szuper produktív találkozónak, amelyet tudnia kell
• Hogyan lehet megölni a végtelen találkozókat és hogyan lehet produktív maradni
• Hatékony értekezlet-jegyzőkönyv írása (példákkal)
• 11 Találkozóütemező alkalmazás a termelékenység növelése érdekében

Kiemelt fotóhitel: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík az unsplash.com webhelyen keresztül Hirdető