Olyan hatékony és sikeres vezetőt találni, aki nem tudja, hogyan kell megfelelően kezelni az idejét és az alkalmazottait, kicsit olyan, mint egyszarvút találni. Nem fogsz, mert nem léteznek. Mindenki egyenlő óraszámot kap a nap folyamán a figyelmét igénylő feladatok elvégzésére. Az, hogy hogyan használja fel az idejét, végső soron eldönti, hogy sikerül-e elvégeznie ezeket a feladatokat.

Akár először menedzser vagy egyszerűen szüksége van egy kis frissítő tanfolyamra, a megfelelő időgazdálkodási ismeretek elsajátítása és alkalmazása nagyban hozzájárul a karrier sikeréhez.

Mielőtt áttérnénk a menedzserek hatékony időgazdálkodási képességeire, beszéljük meg, hogy miért és mi az időmenedzsment szempontjából. Az időgazdálkodás egyszerűen egy módszer arra, hogy megszervezzük, hogyan lehet a legjobban felhasználni a nap 24 óráját személyes és szakmai feladatok elvégzésére.

A Dwight Eisenhower amerikai elnök által kifejlesztett Eisenhower Matrix négy csoportra bontotta az időgazdálkodást:^[1]

Először tedd, ütemezz, delegálj és ne tedd.

Minden időgazdálkodási képesség valahol ebbe a mátrixba esik. Ha megtanulja hatékonyan felosztani az idejét és a feladatait, lehetővé teszi a célok elérését és a csapat sikeres vezetését - a józan eszének elvesztése nélkül.

1. Tudja, hogyan kell megfelelően megtervezni a célokat

Benjamin Franklin egyszer azt mondta:

Ha nem sikerül megtervezni, akkor kudarcot tervez.

Az alapító apa valóban a fején találta a szöget, és kulcsfontosságú a csapat céljainak megfelelő megtervezésének megtanulása. Ami a célokat illeti, napi, heti, havi és akár éves célokat kell kitűznie, amelyek kezelhető feladatokra bonthatók.

Például, ha az a célja, hogy egy év leforgása alatt 10 százalékkal növelje a társaság weboldalának forgalmát, akkor a cél nyomon követése érdekében heti, havi és hat hónapos mérföldköveket kell meghatároznia. .

Vessen egy pillantást ezekre a rövid és hosszú távú célok kitűzésére vonatkozó útmutatókra:

• Hogyan lehet rövid távú célokat kitűzni egy sikeres és jól teljesítő élethez
• A hosszú távú célok kitűzésének és a siker elérésének biztos módja

2. A jó kommunikáció a különbségek világát eredményezi

A jó kommunikáció megteremthet vagy megszakíthat bármilyen kapcsolatot - személyes vagy üzleti -, és amikor a menedzser küzd az időkezelésével, a kommunikáció gyakran szenved. Azonban, ha a menedzser időt szakít arra, hogy meghallgassa és egyértelműen kommunikáljon a csapatával és az ügyfelekkel, ez minden változást jelenthet egy vállalkozás sikerében.

Ügyeljen arra, hogy rendszeresen kommunikáljon csapattagjaival annak biztosítása érdekében, hogy az egyértelműen megfogalmazott mérföldkövek felé törekedjenek. Az a vezető, aki egyértelműen és rendszeresen kommunikál az ügyfelekkel, nagyobb valószínűséggel bővíti üzleti tevékenységét is. Ügyeljen arra, hogy átgondolt kommunikációval maximálisan kihasználja idejét.

Tanulja meg a 7 módszer a hatékony kommunikáció biztosítására a munkahelyen .

3. A jó szervezés kulcsfontosságú

A menedzserek hatékony időgazdálkodása szempontjából döntő fontosságú az átruházott feladatokat és a tényleges munkaterületet egyaránt magában foglaló erős szervezés. Ha csapata szervezetetlen, és az emberek nem tudják, milyen feladatok vannak a tányérjukon, vagy kihez kell fordulniuk segítségért, akkor a kitűzött célok szenvednek.

A jó kommunikáció és a jó szervezés kéz a kézben jár, amikor az ember a lehető legjobban kihasználja az idejét.Hirdető

Ami a munkaterületének megszervezését illeti, nos, ha szeretné otthonában rendetlenül tartani a hálószobáját, az a dolga, de a rendetlenségnek nincs helye az üzleti életben. Minden perc, amikor rosszul keresett fájlt keres, elvesztegetett perc, amelyet jobban el lehetett volna tölteni.

Miért ne vessen egy pillantást ezekre 15 legjobb tanács az irodaszervezéshez és a jobb munkavégzéshez ?

4. A tényleges átruházás minden

A hatékony delegálás segít abban, hogy a csapat tagjai magabiztos és hatékony munkát végezzenek. Menedzserként az Ön felelőssége, hogy felmérje, ki a munkatársai közül melyik a legalkalmasabb egy-egy feladat elvégzésére, és kijelölje az ezzel járó felelősségeket. A vezetés elmulasztása és a feladatok átruházása csak az Ön és a csapattagok idejét pazarolja.

A különböző feladatok körültekintő átruházásával és annak biztosításával, hogy az alkalmazottak rendelkezésére álljon minden, ami a feladatok elvégzéséhez szükséges, a csapat tagjai kevésbé lesznek rászorulva rád, amikor a munkát elvégzik.

Tanulja meg a delegálás művészetét ebben az útmutatóban: A munka hatékony átruházása (Végleges útmutató a vezetők számára)

5. Ütemezze be a megfelelő feladatokat a megfelelő időben

Ha autót építene, akkor nem azzal kezdene, hogy megpróbálja telepíteni a hangrendszert, mielőtt a váz a helyére került volna, ugye?

Az Eisenhower Matrix első blokkja a Do First, vagyis eldönti, melyek azok a legfontosabb feladatok, amelyeket ki kell ütnie, mielőtt továbblépne a következő dologra. Ezek olyan apró dolgok lehetnek, mint a válasz a főnökének kérdésére, vagy lehetnek nagyobbak, például egy új közösségi média stratégia tervének véglegesítése.

A lényeg az, hogy feltétlenül tanulja meg az egyes napok legfontosabb feladatait előtérbe helyezni, mennyi ideig kell elvégeznie őket, és mikor kell foglalkozni velük.Hirdető

Ez a technika segít a feladatok rangsorolásában: Hogyan lehet 10 perc alatt elsőbbséget biztosítani és 10-szer gyorsabban dolgozni

6. Tanulja meg a többfeladatos csapdák felismerését

Mindenkinek több dolga van, amit meg kell tennie, de amikor megpróbáljuk egyszerre zsonglőrködni, akkor néhányan a padlóra kerülnek. Túl könnyű elkezdeni dolgozni egy feladaton, majd beugrani az e-mailbe, mert pinget kapott a telefonján. Ez szörnyű a koncentráció megszakításában, és csak felzárkózásra kényszeríti az agyadat.

Ehelyett különítsen el a nap meghatározott időblokkjait az e-mailek ellenőrzésére és megválaszolására. Ha egyszerre csak egy feladatra összpontosít, hamarabb befejezi a munkát, és teljes figyelmét odaadja az agyának.

Próbálja ki ezt a 9 tippet a többfeladatos menedzsmentről, amely javítja a termelékenységet.

7. Tanulja meg, hogy ne csak az idejét állítsa fontossági sorrendbe, hanem segítsen az alkalmazottaknak prioritássá tenni az övéiket

Azt gondolhatnánk, hogy napi nyolc órát szánunk munkánk alapvető feladataira, de a kutatások azt mutatják, hogy általában nem ez a helyzet.^[kettő]Segíthet a csapatának kihozni az idejét (és a tiét is), ha időnként időellenőrzést végez. Szánjon egy napot arra, ahol munkatársai nyomon követhetik, mit csinálnak, és mennyi időt töltenek ezzel.

Győződjön meg arról, hogy tisztában van-e azzal, hogy ez a gyakorlat hosszú távon az alkalmazottak segítségét szolgálja, és nem a szegény munkavállalók kiszűrésének módja. Remélhetőleg elegendő adat birtokában Ön és csapata jobban meg tudja határozni, mi működik, és hogyan lehet elkerülni a munka elmaradását vagy megszakadását.

9. A megjelenések tartása hosszú utat tehet meg

Ahogy a matrózok vihar esetén a kapitányukhoz fordulnak útmutatásért, az alkalmazottainak éreznie kell, hogy jól kezeli az idejét. Ha minden alkalommal, amikor alkalmazottai hozzád fordulnak, őrült vagy és rohansz, akkor nagyobb valószínűséggel visszatartják, ha fontos kérdésekben fordulnak hozzád.

Előfordulhat olyan alkalmi nap, amikor az egészet összetartani igyekszik, de az időgazdálkodási játékának tetején álló menedzser megjelenésének megtartása valóban segíthet abban, hogy másokat is befolyásoljon, hogy hatékonyan kezeljék az idejüket.Hirdető

10. Tudja, mit kell tennie, ha a lemeze túlságosan megtelik

Egy kis nyomás és egy határidő erőteljes motivációt jelenthet a lebukás és a dolgok elvégzése terén. Ha úgy találja, hogy a kötelezően elvégzendő munkák listája kissé túl hosszú, ez két dolog mutatója lehet:

Az egyik lehetőség az, hogy nem olyan hatékonyan kezeli az idejét, mint lehet. Ha ez a helyzet, térjen vissza a tetejére és nézze át.

A legjobb menedzsernek is vannak korlátai, és csak annyi perc van egy nap alatt. A jó menedzser nem próbálja meg megtenni minden feladatot, amely saját maga jár el. Tudják, hogyan lehet a legjobban felhasználni munkatársaikat a célok elérésének biztosítására, és tudják, mikor van a munkájuk.

11. Értse meg a 80/20 szabályt

A Pareto-elv vagy közismertebb nevén a 80/20 szabály szerint az eredmények 80 százaléka csupán a cselekvések 20 százaléka. Az eredmények további 20 százaléka… kitalálta, a cselekedetek 80 százaléka.

Ami a tényleges menedzser időgazdálkodásának tényezőit illeti, nos, a tennivaló, semmi kifogás nem lehet, hogy a prioritások csak a munkád 20 százalékát teszik ki, de a legnagyobb eredményt fogják produkálni. A feladatok fennmaradó 80 százaléka valószínűleg átruházható a csapat személyzetére.

12. Ne féljen egy kis szünetet tartani, amikor arra szükség van

Ha egy tehervonatként dolgozik a nap minden másodpercében, anélkül, hogy néhány percet kellene hátralépnie és lélegeznie, kiégést fog tapasztalni. A kiégés az a sunyi időgazdálkodási gyilkos, amely felkúszik, amikor megpróbálsz megbizonyosodni arról, hogy egyetlen perc sem szánja el a munkát. Ennek az az eredménye, hogy hamarosan kevesebb energiád és koncentrációd lesz, és munkád végül megterhelheti mentális egészségedet.

Fontos az ütemezés időzítése saját magának. Ezért bátorítsa alkalmazottait, hogy tartsanak szüneteket, és ne felejtsék el maguk is szedni őket. Néhány szünet a munkanapon nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy megfelelő gondolkodásmódba helyezzen, hogy a legtöbbet hozza ki idejéből.

Végső gondolatok

Könnyű belekötni a vállalkozás mindennapjaiba, és vezetőként egészségtelen szokásokat alakít ki. Koncentráljon az ebben a cikkben szereplő ajánlások kidolgozására, és töltsön el időt a csapat felhatalmazásával. Nem csak az általános termelékenység fog javulni, hanem abban is, hogy gyorsan csillag és tekintélyes vezetővé válsz.Hirdető

További információ a munka produktivitásáról

• Hogyan lehet produktív a munkahelyen: 9 alapszabály
• 50 módszer a termelékenység növelésére és kevesebb idő elérése érdekében
• Hogyan motiválhatja a termelékenységi formula a munkavállalókat a hatékony munkavégzésre?

Kiemelt fotóhitel: Proxyclick látogatókezelő rendszer az unsplash.com címen

Referencia