Azt gondolná, hogy egy biztonságos fogadás egy olyan üzenet kezdeményezése, akinek ez vonatkozhat, de meglepődhet, ha megtudja, hogy ezek a szavak valójában mit közvetítenek olvasója számára - és ez nem mind jó hír.

Kerülje el az általános alakiságokat mindenáron.

Általános gyakorlat, hogy a hivatalos, nem azonosító köszöntéseket különféle alkalmakkor alkalmazzák, az önéletrajzoktól és a motivációs levelektől kezdve a potenciális ügyfelek megszólításán át az üzleti levelek megírásáig és azon túl is. Erre régen jó oka volt: az ilyen típusú kommunikációt írók általában tömegesen küldték őket, vagy nem rendelkeztek elegendő információval a címzettről.

De az idők megváltoztak.

Mivel a marketing és a kommunikáció egy személyre szabottabb megközelítésre tért át, kombinálva az internet által nyújtott kutatási segítséggel, egyszerűen nincs jó indok arra, hogy ugyanazt a régit alkalmazzuk, akinek ez vonatkozhat a segue-ra. (A régi kedves uram vagy asszonyom ugyanolyan szörnyű.)

Az általános hivatalos üdvözlet feldühíti az embereket.

A hivatalos hangnév használata nyitó szavakként olyan hagyománnyá vált, hogy az emberek szinte anélkül tudják előre látni, hogy mit fognak mondani ezek a szavak, anélkül, hogy el kellene olvasni őket.Hirdető

Bár lehet, hogy nem tudja pontosan, kivel beszél, az általános hivatalos üdvözlet használata nem segít abban, hogy levele kitűnjön mások közül. Nyájas, elcsépelt és unalmas. A nyitó sor az esély arra, hogy beállítsa a hangot az egész leveléhez, és ha az alapot választja, akit ez érinthet, akkor az olvasó arra számít, hogy a levele többi része sem lesz más, mint egyszerű.

A differenciálás hiánya egy másodikfajta problémát okoz.

Amit biztonsági hálónak tekinthet (mivel biztosan nem akar nemet, munkakört vagy családi állapotot feltételezni), az a generikus, akire ez vonatkozhat, valóban tájékoztatja az olvasót arról, hogy fogalma sincs arról, kit érint. Más szavakkal, azonnal közli az olvasóval, hogy nincs kapcsolatban a tervezett közönséggel.

Ha piacra akarsz lépni, vagy kapcsolatot akarsz létrehozni, akkor jobban kell elképzelned, hogy kinek marketinget folytatsz. Bizony, nem biztos, hogy mindig van elérhető név, és ez rendben van. De többet megtudhat a vállalati kultúrájukról, amely ötleteket adhat jobb módszerekkel a címzett megszólításához.

Például egy vidám, vidám vállalati kultúra válaszolhat egy ugyanolyan szórakoztató üdvözletre, mint például a Hé, ott [keresztnév]!

Ha kétségei vannak, végezhet egy kis kutatást az interneten a név megszerzéséhez, vagy felhívhatja a céget és közvetlenül kérheti az információt.Hirdető

Az idők mögött való látszat önmagában is probléma.

Akár terméket értékesít a cégének, akár önmagát eladja munkalehetőségként, az emberek másokkal akarnak dolgozni, akik a jelenben vannak, olyanokkal, akik alkalmazkodni tudnak (és alkalmazkodtak) az ipar gyors ütemű változásaihoz. Gondoljon bele: továbbra is használ egy rotációs otthoni telefont, telefonos internetkapcsolatot és fotófejlesztő laboratóriumot? Nem? Akkor miért választaná az archaikus kifejezést első benyomásként, különösen akkor, ha vannak jobb lehetőségek?

Egyszerűen fogalmazva, a régi kifejezések használatával elavultnak, statikusnak és bizonyos szempontból elavultnak tűnhet. És ezek nem azok a tulajdonságok, amelyekkel társítani szeretné magát, ha azt kívánja elérni, amit kommunikációjából elvár.

Rendben van-e valaha használni? Kiket érinthet?

Bár nagyon sok jobb, modernebb, hatékonyabb lehetőség létezik, mégis létezik egy-két forgatókönyv, ahol a klasszikus, akire vonatkozhat, releváns lehet.

És attól függ, hogy a levél meghatározott célú-e vagy sem.

Fontolja meg, ha kért valakitől egy ajánlólevelet, amelyet felhasználhat a potenciális munkaadók elé. Ebben az esetben az illető egy levelet írna, különösebben senki számára, és Ön szükség szerint bemutatja a levelet. A levelet író személynek nem áll szándékában kapcsolatot létesíteni a címzettekkel, és hivatalos köszöntést használhat a lehetséges forgatókönyvek bemutatására.Hirdető

Jobb lenne azonban, ha megszerezné az ajánlólevél szerkeszthető másolatát, és minden alkalommal kifejezetten az azt igénylő személyeknek címezné, de az itteni hivatalos lehetőség nem teljesen rosszalló.

A homályos, túlzottan használt hivatalos köszöntéseknek vannak alternatívái.

Az első olvasási mód az olvasó megszólításának módja, amely meghatározhatja a többi tartalom hangnemét. Ha fel akarja hívni a figyelmüket és növelni annak esélyét, hogy egészen az aljáig olvassák, vessen egy pillantást ezekre az alternatív üdvözletekre:

Kísérő levél

Álláspályázóként csak néhány másodperc áll rendelkezésére, hogy kitűnő benyomást keltsen. Ez azt jelenti, hogy az általános megfogalmazás soha nem kerül a visszahívási halom tetejére. Ehelyett próbálja ki ezeket a kifejezéseket a következő kísérőlevélben:

• Tisztelt felvételi menedzser!
• Tisztelt [toborzó keresztneve]!
• Üdvözlet, [osztály vagy cég neve]!
• Kedves [toborzó keresztneve]!

Üzleti levél

Amikor meg akarja ragadni a potenciális ügyfél figyelmét, azt szeretné, ha az ügyfél úgy érezné, hogy ismeri őket, vagy a legkevesebbet tud róla. Az üzlet a kapcsolatok kiépítéséről szól, és ezek a kapcsolatok csak akkor fognak létezni, ha Ön arra törekszik, hogy megismerje a megcélzott embereket. Ehelyett próbáljon így foglalkozni a kilátásaival:

• Szia [keresztnév]
• Szia, a [vállalat] [részleg] csapata!
• Helló, [társaság]!

E-mail a Potential Client részére

Ha csak a kommunikáció egyik típusában kerüli el a rettegett általános nyitó sort, akkor e-maileknek kell lennie. E-mailje nagyobb eséllyel nyitja meg, ha személyre szabhatja a címzett számára. Ehhez fel kell tüntetni a nevüket a tárgysorban, valamint az üdvözletben.Hirdető

Ha e-mailt küld egy tulajdonos beérkező levelek mappájába (nem általános, például a customerservice@company.com címre), üdvözletének tükröznie kell, hogy egy személynek szól, nem pedig egy lehetséges csoportnak:

• Szia [keresztnév]
• Kedves felvételi menedzser!

Ha azonban olyan postaládába küld e-mailt, amelyet több felhasználó is figyelhet, címezheti kommunikációját egy csoport tükrözése érdekében:

• Helló [cég] toborzó csapat,
• Üdvözlet, [cég] marketing részleg!

Ne feledje, csak azért, mert látja, hogy kinek okozhat gondot az üzleti kommunikáció, még nem jelenti azt, hogy ez a legjobb megoldás. Ne féljen mást kipróbálni.