Amint leülsz elolvasni ezt a cikket, azt hiszem, ma már legalább egyszer tapasztaltad a munkahelyi zavaró tényezőket, valószínűleg többször is.

Nagy eséllyel megszakadhat, mielőtt befejezné a cikk elolvasását.

Az egyszerű igazság az, hogy mindannyian szembesülünk a munkahelyi zavaró tényezőkkel minden egyes nap, és általában minden egyes órában valami vagy valaki elterelheti a figyelmét.

A rengeteg résztvevő értekezlet, beszélgetések vagy munkatársak lemondása, hívások, e-mailek, közösségi értesítések és számos egyéb megszakítás miatt gyakran igazi kihívás lehet a produktivitás megőrzése és a fontos dolgok elvégzése.

A figyelemelterelés csökkenti termelékenységünket és energiánkat.

Hatással vannak arra, hogy összpontosítsunk és elég hosszú ideig ragaszkodunk a projektekhez vagy feladatokhoz, hogy átlássuk őket.

Ha belegondol a munka hetébe, biztos vagyok benne, hogy felsorolhat 5-10 dolgot vagy olyan embert, amely a munkahelyen zavaró tényezőket hozott létre.

De ezek közül a zavarók közül hányat okoznak önmaga, és hányat eredményez a munkakörnyezet?

Tartalomjegyzék

1. Miért szabadulna meg a munkahelyi zavaró tényezőktől?
2. 7 gyakori figyelemelterelés a munkahelyen (és hogyan kezeljük őket)
3. A lényeg
4. További információ a koncentrált megmaradásról

Miért szabadulna meg a munkahelyi zavaró tényezőktől?

A 4 dolgozóból közel 3 (70%) vallja be, hogy zavartnak érzi magát a munkahelyen, az emberek 16% -a állítja, hogy szinte mindig zavaróak.^[1]

A jelentés szerint a munkahelyi zavaró tényezők hatása a következőket tartalmazta:

• 54% azt mondta, hogy nem olyan jól teljesítenek, mint kellene
• 50% azt mondta, hogy lényegesen kevésbé produktívak
• 20% azt mondta, hogy nem képesek teljes potenciáljukat kihasználni és előrelépni karrierjükben

Ugyanez az Udemy felmérés idézte a megkérdezettek legfőbb előnyeit a munkahelyi figyelemelterelés csökkentésében:

• 75% kijelentette, hogy többet csinálok és produktívabb vagyok
• 57% kijelentette, hogy motivált vagyok, hogy mindent megtegyek
• 51% kijelentette, hogy jobban bízom abban, hogy képes vagyok a munkámat jól elvégezni
• 49% nyilatkozta, hogy boldogabb vagyok a munkában
• 44% nyilatkozott arról, hogy jobb minőségű munkát végzek

Az Udemy for Business által a felmérés során azonosított legfontosabb zavaró tényezők közé tartoztak a beszédes munkatársak (a megkérdezett munkavállalók 80% -a említette) és az irodai zaj (70%).

A válaszadók 60% -a az értekezleteket az alacsony termelékenység miatt hibáztatta, míg 58% azt mondta, hogy bár munkájuk elvégzéséhez nincs szükségük közösségi médiára, a munkanapot nem tudnák teljesíteni anélkül, hogy ellenőriznék olyan platformokat, mint a Facebook, a Twitter és a Instagram.

7 gyakori figyelemelterelés a munkahelyen (és hogyan kezeljük őket)

A CareerBuilder 2000 amerikai munkaerő-felvételi és HR-menedzser által végzett 2016-os felmérése azt mutatta, hogy a figyelemelterelés legfőbb okozói közé tartoztak az okostelefonok (55%), az internet (41%), a pletyka (37%), a közösségi média (37%), a munkatársak (27%), dohányzás vagy harapnivalók (27%), e-mail (26%), találkozók (24%) és zajos munkatársak (20%).^[kettő]

A CareerBuilder által megkérdezett munkáltatók csaknem háromnegyede szerint napi két vagy több óra veszített a termelékenységből a munkahelyi zavaró tényezők miatt, és csaknem fele (43%) szerint napi három vagy több órát veszített.

Az Egyesült Királyságban a Think Money pénzügyi menedzsment szolgálat 2000 ember által végzett felmérése szerint az alkalmazottak harmada napi három órában elzavarja a munkahelyét.^[3]

Tehát képzelje el, ha kevesebb zavaró tényezője volt a munkahelyén, és képes volt arra, hogy növelje a figyelmét, és minél jobban elvégezze a legjobb munkáját.

A munkahelyi zavaró tényezők felméréseit szem előtt tartva azonosítottam azokat a 7 fő zavaró tényezőt, amelyekkel valószínűleg most szembesül, és néhány cselekvésre alkalmas stratégiát, amelyek segítenek leküzdeni őket a termelékenység és a kreativitás növelése érdekében:

1. Beszélő munkatársak

A kapcsolatok kiépítése a csapattal és a munkahelyi kollégákkal elengedhetetlen.

A napi beszélgetések fontosak az irodán belüli barátságos, együttműködő kultúra és légkör kialakításához, de könnyű beszorulni végtelen beszélgetésekbe és pletykákba.Hirdető

Ha az ajtaja mindig nyitva van, akkor nagyon könnyű, ha valaki beteszi a fejét az irodába, hogy kérdéseket tegyen fel, ami elvonja a produktív munkájától.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Ha problémái vannak a tartósan csevegő vagy figyelemelterelő csapattagokkal, próbáljon diszkrét beszélgetést folytatni velük arról, hogy ez milyen hatással van a napjára.

Alternatív megoldásként csukja be az irodája ajtaját, ha van ilyen. Egy másik módszer, amelyet akkor kell használnia, ha koncentráltnak és koncentráltnak kell lennie, ha felvesz egy fejhallgatót (ha az irodája megengedi).

2. Irodai zaj

Kim és de Dear kutatása a Sydney-i Egyetemen feltárta, hogy a kabinokban dolgozó munkavállalók 30 százaléka, a partíció nélküli irodákban pedig körülbelül 25 százalék nem volt elégedett a munkahelyi zajszinttel.^[4]

Az Ipsos és a Steelcase Workspace Futures Team kutatásai azt mutatják, hogy az emberek 85% -a elégedetlen a munkakörnyezetével és nem tud koncentrálni. A megkérdezettek 95% -a szerint a magánmunka fontos számukra, de csak 41% mondta, hogy megteheti, 31% -uknak el kellett hagynia az irodát a munka befejezéséhez.^[5]

Több mint 10 000 munkavállalót vizsgáltak meg 14 országban, és a legfontosabb eredmények azt is kimutatták, hogy:

• Az irodai dolgozók napi 86 percet veszítenek zavaró tényezők miatt
• Sok alkalmazott motiválatlan, nem produktív és túlzottan stresszes
• Kevés képességük van a kreatív és konstruktív gondolkodásra és munkára

Ha nagy vagy kis irodában dolgozik, biztos vagyok benne, hogy tapasztalta, hogy az irodák igazán hangosak lehetnek, legyen szó beszélgetésekről, telefonhívásokról, zenéről vagy egyéb zajokról.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Ha irodája van, akkor a legegyszerűbb dolog bezárni az ajtót, így magánélethez és koncentrált, csendes időhöz juthat.

Ha vannak munkatársai, akikről tudják, hogy sok zajt okoznak, megkeresheti őket, és halkan beszélgethet arról, hogy cselekedeteik hogyan befolyásolják az összpontosító képességeteket? Az asztalánál kell dolgoznia?

Ha van egy konkrét projektje, akkor azon kell dolgoznia, ahol csendes, megszakítás nélküli időre van szüksége. Fedezze fel az épületen belüli csendes helyiségből való munkát.

Az alternatívák közé tartozik az otthoni (ha lehetséges) vagy más helyről, például parkból vagy kávézóból való munkavégzés.

Az irodában mindig lesz zaj, és legtöbbször elviselhető lesz, de időnként változtatni kell a környezetén, hogy elvégezhesse legfontosabb munkáját.

3. E-mail fogyasztás

Tim Ferriss szerint szükségünk van t:

korlátozza az e-mailek fogyasztását és gyártását. Ez a legnagyobb megszakítás a modern világban.

Mindannyian tudjuk, mennyire zavaró lehet az e-mail.

Egy tipikus napon hány e-mailt kap és küld el?

Ez ismerősen hangzik?

Fontos projekten dolgozik, és értesítést kap arról, hogy e-mail üzenetet kapott.

Most két választási lehetőséged van.

Megállíthatja, amit csinál, és elszakíthatja a figyelmét, és elolvashatja az e-mailt, vagy maradhat a feladatnál, és később megnézheti az e-mailt.Hirdető

Sokan egész nap átélik így. Teljesen elkötelezettek valami fontos dolgon, majd e-mail értesítés jelenik meg.

Megállítja, amit csinál, átvált a beérkező levelek mappájára, és elolvassa az e-mailt, gyakran olyan e-mailt, amely teljesen lényegtelen és semmivel sem járul hozzá a jelenlegi prioritásokhoz.

Ezek az e-mailek állandó elfoglaltságot kelthetnek, és a nap végén gyakran befejezetlen projekteket eredményeznek.

Ez viszont azt az érzést keltheti, hogy valójában nem volt eredményes napunk.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Időblokkolás

Szánjon egy meghatározott mennyiségű megszakítás nélküli időt egy projekt vagy feladat elvégzésére. Vállalja, hogy ebben az időszakban nem nézi az e-maileket (vagy nem fogad telefonhívásokat).

Tim tanácsai alapján úgy döntöttem, hogy naponta csak kétszer ellenőrzöm az e-maileket. Máris hatalmas hatása van. Ezt javaslom:

Dolgozzon offline módban

Állítsa számítógépét vagy laptopját offline módba, és hagyja, hogy az e-mail üzenetek felhalmozódjanak a beérkező levelek között, amíg készen áll a válaszadásra.

Ahelyett, hogy egyesével megnézné és megválaszolná az e-maileket, hagyja, hogy felhalmozódjanak, majd külön időt szenteljenek az e-mailek feldolgozására és megválaszolására.

A kötegelt e-mailes válaszadás kevesebb időt vesz igénybe, mint az egyesével történő megválaszolás, és ez lehetővé teszi, hogy koncentráljon a projektre, anélkül, hogy elvonná a figyelmét.

Ellenőrizze az e-maileket minden nap bizonyos időpontokban

Ezt a módszert számos vállalkozói coaching kliensem vezette be, és ez segített nekik felszabadítani az időt és jobban koncentrálni.

Munkakörülményei eltérőek lesznek, ezért fontos megtalálni az Ön és csapata többi tagja számára megfelelő folyamatot.

Az egyik módszer az, hogy naponta két alkalommal ellenőrizze az e-maileket, egy másik pedig talán naponta háromszor - reggel, ebédidőben és a távozás előtti órában, hogy megbizonyosodjon róla, hogy mindannyian felzárkóznak.

Ha úgy dönt, hogy alkalmazza ezt a technikát, bölcs dolog egy irodán kívüli üzenetet létrehozni.

Ne először ellenőrizze az e-mailt

Lehet, hogy ezt a technikát a körülményeitől függően nehéz megvalósítani, de ha teheti, sokkal produktívabb lesz. Itt van miért.

Ahelyett, hogy először ellenőrizné az e-mailt, inkább töltse ezt az értékes időt, amikor energikusabb és koncentráltabb az a napi egy vagy két legnagyobb prioritás.

4. Okostelefonok használata (és egyéb eszközök)

A telefon folyamatos figyelése megszakítja a munkafolyamatot és az összpontosítást.Hirdető

A Deloitte legújabb kutatásai szerint az átlagember naponta 47 alkalommal ellenőrzi okostelefonját.^[6]

Ha napi átlag 47 alkalommal használod, és 8 órás munkanapot dolgozol, ez azt jelenti, hogy óránként csaknem 6-szor ellenőrizheted a telefonodat.

Ez elég ahhoz, hogy bárki elterelje a figyelmét.

Mindannyian tudjuk, hogy az okostelefonok és más eszközök gyakran megszakítanak minket, és elvonják a figyelmünket a projekttől vagy feladattól, amelyen dolgozunk.

Könnyű gyakran szünetet tartani fontos feladataink között, hogy ellenőrizzük telefonjainkat, óráinkat és egyéb kütyüinket.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Helyezze a telefonját máshová

Nagyon csábító ellenőrizni a telefonjainkat, még akkor is, ha egy fontos projekten dolgozunk.

A megoldás? Helyezze telefonját egy fiókba, vagy helyezze el karnyújtásnyira, hogy ne legyen kedve gyorsan megnézni.

Értesítések kikapcsolása

Kapcsolja ki az összes olyan értesítést, amely nem igényel azonnali figyelmet, különösen a közösségi média értesítéseit. Ide tartozik az e-mail is, ha a telefonján is beállította ezt.

Ha néhány értesítés valóban számít, némítsa el őket, és rejtse el a zárolási képernyőn.

5. Közösségi média

Mennyi időt tölt a közösségi médiával a munkahelyén? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Azok az alkalmazások és webhelyek, amelyek összegyűjtik figyelmünket annyira, szinte végtelen.

Folyamatos információáram érhető el odakinn, barátainktól és kollégáinktól, a sajtóorgánumoktól, a cégeinktől. Néhány kollégája valószínűleg éppen most ellenőrzi közösségi médiáját, amikor elolvassa ezt a cikket.

Cal Newport, a Mély munka , ő mondta a közösségi médiában való részvétel olyan, mint a kaszinó .

Arra számítasz, hogy lájkolsz, és kijössz belőle. Visszagondolsz, legközelebb én kapom meg a jutalmat. Legközelebb megkapom a jutalmat. Legközelebb megkapom a jutalmat. És csak ülve várja az értesítés érkezését, hogy visszamehessen.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Az okostelefon használatához és az e-mailhez hasonlóan próbáljon meg meghatározott időkereteket vagy paramétereket beállítani, amikor ellenőrizni fogja a közösségi médiát.

Gondoskodjon arról, hogy minden értesítés ki legyen kapcsolva, amikor koncentrált, produktív időt kell töltenie egy adott feladatra vagy projektre.

Tekintse meg ezt a cikket, hogy többet tudjon meg: 9 lépés a közösségi médiától való leválasztáshoz és az élethez való újbóli kapcsolódáshoz

6. Találkozók

Egy mozgalmas hét alatt az utolsó dolog, amit egy vezető vagy menedzser szeretne, az egy vagy két elpazarolt óra ülése egy terméketlen találkozón.

Ha megkérdezném, mi lenne a leghatékonyabb módszer a hatástalanságra, biztos vagyok benne, hogy sokan rossz találkozókat mondanának.Hirdető

A mai értekezletek minden eddiginél több munkaidőt igényelnek. A legtöbb alkalmazott havonta 62 találkozón vesz részt, de ezek felét időpazarlásnak tekintik.

Összességében 31 órát töltenek terméketlen találkozókon egy átlagos hónap alatt, az alkalmazottak 91 százaléka bűnös az ábrándozásban, míg 39 százaléka elismerte, hogy elaludt.^[7]

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a zavaró tényezőket

Ahhoz, hogy az értekezletek eredményesek és érdemesek legyenek, elengedhetetlen, hogy minden ülés világos menetrenddel és vezetővel rendelkezzen.

A produktív találkozó lebonyolításáról a cikkben többet írtam: Hogyan lehet a legeredményesebb módon vezetni a csoporttalálkozókat

7. Multitasking

Mindannyiunknak alkalmanként több feladatot kell végeznünk, de minél kevesebbet csinálunk, annál jobb.

A többfeladatos feladat csökkenti a termelékenységet és a kreativitást. A Harvard Business Review cikkében Peter Bregman megjegyzi, hogy a termelékenységünk 40% -kal csökken, amikor megpróbálunk egyszerre több dologra koncentrálni.^[8].

Gloria Mark szerint átlagosan körülbelül 25 perc (egészen pontosan 23 perc és 15 másodperc) kell, hogy visszatérjen az eredeti feladathoz egy megszakítás után.^[9]

A multitasking lelassít minket , és csökkenti az összpontosítást, az energiát és a termelékenységet. Agyunk egyszerűen nem képes hatékonyan kezelni a feladatok egyidejű elvégzését.

Hogyan lehet koncentrált maradni és elzavarni a figyelemelterelést

Dolgozzon időblokkokban. Minimálisra csökkenti az egyre összekapcsolt életünkre gyakorolt ​​figyelemelterelés mértékét. Nemcsak mások zavaró tényezőitől véd meg minket, hanem saját magunk okozta zavaró tényezőktől is.

Az időblokkolás szándékos időt szán bizonyos projektekre vagy feladatokra, és szándékos erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy mások zavaró tényezői vagy közbeszólásai ne szakítsák meg ezt a hangsúlyt.

Miután az idő blokk lejárt, tartson egy tervezett szünetet, majd kezdje el a következő koncentrált idő blokkot. A koncentrált idő minden blokkja egy-egy feladatnak / projektnek vagy hasonló feladatsornak van szentelve.

Az időzáráshoz a 60-60-30 módszert alkalmazom:

50 percig dolgozzon, és tartson 10 perces szünetet. Dolgozzon további 50 percig, és tartson még egy 10 perces szünetet. Ezután szánjon 30 percet a feltöltésre, ami ebédet, sétálást stb.

Használja a Technika paradicsom hogy időblokkokban dolgozzon.

A lényeg

A munkahelyi zavaró tényezők soha nem múlnak el. Az idő hatékony felhasználása, valamint a termelékenység és a kreativitás növelése érdekében elengedhetetlen, hogy megértsük, mi zavarja el a figyelmünket, és létrehozzuk a rendszereket annak megakadályozására.

Biztos vagyok benne, hogy azonosítani tudja a cikkben kiemelt zavaró tényezők legalább egyikét.

Remélhetőleg a csapatok egy része segít legyőzni a munkahelyi zavaró tényezőket, és hatékonyabbá és eredményesebbé tesz.

További információ a koncentrált megmaradásról

• Hogyan lehet abbahagyni a többfeladatos feladatot és hogyan lehet még produktívabb
• Hogyan lehet produktív a munkahelyen: 9 alapszabály
• 10 legokosabb termelékenységi szoftver a munka teljesítményének javításához
• 30 legjobb termelékenységi könyv, amelyet el kell olvasnia a termelékenység növelése érdekében

Kiemelt fotóhitel: Proxyclick látogatókezelő rendszer az unsplash.com címen

Referencia