( A szerkesztő megjegyzése: Ez a folyamatban lévő sorozatunk kiemelt bejegyzése 30 nap… , amely felvázolja egy olyan termelékenységi eszköz, szolgáltatás vagy termék használatát, amelyet az elmúlt 30 napban használtunk. Szeretnénk átfogó képet nyújtani olvasóinknak az érdeklődésre számot tartó eszközökről és termékekről, gondolatainkról, hogy miként kínáljuk ezeket a termékeket gyorsabban és hatékonyabban. Élvezd.)

Amikor önállóan dolgoztam, igazán nem volt szükségem olyan feladatkezelőre, amely képes lenne mérföldeken át kezelni a kommunikációt és az együttműködést. Mivel azonban sokkal több csapat tevékenységében kezdtem részt venni - olyannyira, hogy hajlamos vagyok több időt tölteni egy csapat környezetében, mint nem - azt tapasztaltam, hogy az általam használt feladatkezelőm (OmniFocus) elhagyta a sok szükséges feladatok az asztalon. Ráadásul sok ember, akivel dolgozom, nem Mac vagy iOS eszközön van, ami vitatható kérdéssé tette az OmniFocus használatát.

Kipróbáltam más feladatkezelési megoldásokat, például a Flow-t, és még egy kicsit belegázoltam a Wunderkitbe ​​is. De semmi sem ragadta meg jobban mindazt, amire szükségem volt egy megoldáshoz, mint Asana , Dustin Moskovitz volt Facebook-társalapító és Justin Rosenstein volt Facebook-alkalmazott ötletgazdája.

Az Aszanával töltött 30 napom alatt sokat kellett felfedezni. És bár elég mélyen belemerültem, nem akarom elárasztani az összes finomabb pontot. Ehelyett megkapja azokat a legfontosabb eseményeket, amelyeket felfedeztem az Asana használata során az elmúlt 30 nap során, és hagyok egy kis légzőtermet további felfedezésre, amint a termék fejlődik.

Kezdjük el…

Munkaterületek

Az Asana lehetővé teszi munkaterületek létrehozását - amelyek valóban többek, mint projektek. Valójában projekteket helyezhet a Workspace-be. A legjobban úgy tudom leírni a Munkaterületeket, hogy valóban azok a fókuszterületek, amelyeken meg kell tartania a füleket - és több rétegük van hozzájuk, így kezelheted a bennük lévő feladatokat és projekteket. Több munkaterületet hoztam létre:

• Személyes: személyes projekteket és feladatokat tartalmaz
• Szakmai: Munkához kapcsolódó egyedi projekteket és feladatokat tartalmaz
• Család: Családi projekteket és feladatokat tartalmaz
• Több csapatalapú munkaterület: Mindegyik projektet és feladatot tartalmaz ahhoz a csapathoz kapcsolódóan, akivel az adott munkaterületen dolgozom

Az utolsó ponton a Lifehacknek megvan a saját munkaterülete, a podcastjaimnak, amelyekkel társgazdák vannak, saját munkaterületük van, és így tovább. Alapvetően minden olyan szakmai fókuszterület, amely megosztást igényel (egészében), megkapja a maga Munkaterületét. Először azt a hibát követtem el, hogy Professional alá helyeztem őket, de ennek eredményeként az összes Professional projektemet és feladatom priváttá kellett tennem számomra. Tehát, ha az Asana-t mind csapatként, mind egyéni feladatkezelési megoldásként fogja használni, akkor tartsa meg a Workspace-jét egyedül, és adjon hozzá Workspace-eket a különféle ügyfelek / partnerségek számára, amelyeken együtt kell működnie, és felveszi az érintetteket az adott munkaterületekbe.Hirdető

Van külön családom is, hogy ezt megosszam a feleségemmel, és neki nem kell látnia az összes többi dolgomat, amely közvetlenül nem érinti őt. Persze, megoszthatom vele az egyéni feladatokat és projekteket a Munkaterület alatt, de ha családot alkotok, akkor alapvetően a fókuszterületen vagyunk csapattársak.

Az Asanával töltött első pár hét alatt nem tudtam mozogni az oldalsávon lévő Workspace-ekben; abban a sorrendben maradtak, amelyben létrehozták őket. Mégis közvetlenül azelőtt, hogy befejeztem az Asanával való első dolgomat, megtörtént a WorkSpaces átrendezése (többek között). Ennyire aktívan fejlett az Asana.

Minden olyan személy, akit felvesz egy munkaterületre, e-mailes meghívót kap, és a munkaterület beállításaiban a Tagok lapon ellenőrizheti, hogy elfogadta-e őket. Bár valaki több munkaterületnek is tagja lehet, a feladatok és mindegyikük projektje független - így csak a munkaterületen belül láthatják őket, és nem az egész ászanában. Úgy látom, hogy annak ellenére, hogy nem kaptam rengeteg e-mailt, az Asana rendszeres frissítő e-mailje a Workspaces-en segít ebben, ha nem szokott több fókuszterületen dolgozni. Az e-mail értesítéseket be- és kikapcsolhatja az Asana fiókbeállításaiban az E-mail értesítések lapon.

Tipp: Az Asana e-mailes értesítéseiben az a nagyszerű, hogy elküldheti őket bármilyen e-mailre, amelyet szeretne a kiválasztott munkaterületekhez. Az összes Lifehack értesítésem a Lifehack e-mail fiókomról származik, és oda megy, ezzel sokkal könnyebben kezelve ezt a fókuszterületet.

Projektek

A projektek lényegében Asana gerincét képezik, szemben a többi jegyzetrendszer feladataival. A prjekteket többféle módon tekintheti meg: prioritás, engedményezett vagy társított címkék szerint. Az Asana beépített szűrése nagy testreszabást tesz lehetővé, hogy megnézhesse, mit és hogyan szeretne.

Miután kitalálta, hogyan működnek a munkaterületek, a projektek belsejükbe foglalása könnyebben megfogható. Egy adott munkaterületen belül létrehozhat mind nyilvános, mind magánprojekteket, amelyek közül az előbbit a munkaterület minden tagja láthatja. Létrehozhat egy projektet egy meglévő megismétlésével - ami kiválóan alkalmas a projektek megismétlésére (például egy podcast vagy egy heti blogbejegyzés ütemezésének kezelésére). Csak kattintson a nyíl legördülő menüre a másolni kívánt projekt tetején, és válassza a Projekt duplikálása lehetőséget. Ezután megkapja a másolni kívánt elemek listáját, valamint lehetőséget biztosít az újonnan létrehozott projekt nevének megváltoztatására.Hirdető

Tipp: Hozzon létre projekt sablonokat a fenti duplikációs módszerrel; rendkívül hasznosak, és fenntarthatja az eredeti projekt számos attribútumát, hogy hatékonyabban tudjon dolgozni azokkal a projektekkel, amelyek rendszeresen futnak. Ja, és nem adhat hozzá esedékességet a projektekhez, ezért hagyja, hogy a projekteken belüli feladatok ezt megtegyék helyetted. Csak archiválja a projektet, amikor az összes feladat elkészült.

Feladatok

A feladatok minden termelékenység típusú rendszer építőelemei, és Asanával ez sem különb. A feladatok alapvetően a feladatokra vonatkoznak, és sokféle dolgot csatolhat hozzájuk, hogy minél több információs legyen. A megjegyzések és megjegyzések az Asana fantasztikus aspektusai, mivel a megjegyzések lehetővé teszik a csapattársak számára, hogy az e-mailen kívül kommunikáljanak egymással egy feladaton, a megjegyzések pedig lehetővé teszik a hiperhivatkozások és még sok minden más mellet a feladat mellé, hogy mindenki számára elérhetővé váljon szükség van egy feladatra az Asanán belül.

Megtekintheti a feladatokat projekt, címke vagy személy szerint a bal oldali ablaktáblán található fülek segítségével. A Feladatok megnyitásával megbizonyosodhat arról, hogy csak a hozzárendelt feladatokat látja, amelyeket szintén a bal oldali ablaktáblán talál. A saját feladatlistádban kattints a feladat nevétől balra található pontra (vagy használd a feladat részleteinek ikonjait - a jobb oldali ablaktáblában) a feladatok szándék szerinti rendezéséhez - akárcsak akkor, amikor éppen dolgozni fog rajtuk. Ha befejezte a feladatot, kattintson a projekt tetején található Archív legördülő menüre, hogy elrejtse azt a nézet elől.

A feladatok létrehozása során azt kell szem előtt tartania, hogy a Feladatokba (vagy egy magánprojektbe) felvett elemek alapértelmezés szerint privátak. De amint nyilvános címkéket ad hozzá, vagy a feladatot hozzáadja egy nyilvános projekthez, a feladatot nyilvánosságra hozza - és a Munkaterület minden tagja láthatja. Hozzáadok egy x-et a magáncélú címkékhez (például az xwriting vs írás), hogy véletlenül ne osszak meg valamit, ami burkolatok alatt áll. Ügyeljen arra, hogy az x-et a címke elejére tegye, hogy véletlenül ne töltse be automatikusan egy nyilvános címkévé.

Ha határidőt szeretne hozzáadni a feladathoz, egyszerűen kattintson a feladat részletei mezőre (vagy használja a Tab + D billentyűkombinációt). Beállíthatjuk, hogy a feladat rendszeresen ismétlődjön - vagy beállíthat egy meglehetősen hűvös intervallumba, amelyet rendszeresen ismerünk. Ez alapvetően lehetővé teszi, hogy kijelöljön egy adott napszámot a teljes megjelölést követően, hogy még egyszer megismételje. Ha füleket kell tartania mások felett, csak ellenőrizze a feladat állapotát a megbízott munkafolyamatában, a feladat részleteiben a nevétől jobbra található ikonra nézve.

Tipp: Amikor listát készít a feladatokról (számomra ez az iPhone-on lévő Simplenote-nal van - bár használhat bármilyen szövegszerkesztőt, amely visszaszinkronizálódik a számítógépére), és áthúzza az Asana-ba, akkor minden elemhez külön feladatot hoz létre. És ha van szóköz az egyes listák között - felsorolási pontokat használva például egy címsorral, akkor a nem felsorolással ellátott pont prioritási fejléc lesz. Bár ez nem működik az iPhone alkalmazásban, lehetővé teszi, hogy egyszerű listákat készítsen egy szövegszerkesztővel, majd ha készen áll, átadja azokat az Asanának feldolgozásra.

Címkék

Úgy nézem a címkéket, mintha azok a GTD értelmében összefüggésben lennének. A következőt mondja Asana a címkékről:Hirdető

A címkék további szintű kategorizálást nyújtanak a feladatokhoz - meghatározzák azokat a fontos jellemzőket, amelyek a feladatokban közösek.

Helyeket (vagy tevékenységeket, például írást) címkeként használok. De az olyan GTD alkalmazások kontextusaitól eltérően, mint az OmniFocus, több címkét is rendelhetek egy feladathoz, ha így nézem őket. Ez egy nagyszerű szolgáltatás, főleg, ha úgy gondolja, hogy módosíthatja a címkét egy projektre, ha bármikor szükségét érzi ennek. Ezt még nem tettem meg, de ha végül a twitteret több feladathoz címkeként használom addig a pontig, ahol az meghaladta a hasznosságát, akkor projektgé változtathatom, majd onnan támadhatom. Ez lehetővé teszi számomra, hogy újra és újra lemásoljam, ha sok időt kellene töltenem a Twitteren (vagy ez a munkaterületem nagyobb aspektusává válik, mint amit egy címke jelezne).

Tipp: Ez egyenesen az Asanától származik: Egynél több projekt befejezéséhez szükséges feladatok esetén ezt jelezheti a Projekt részleteitől jobbra található plusz gombra kattintva a feladat részleteiben, vagy a Tab + P és a név beírásával. a vonatkozó projekt

Az Inbox

Így határozza meg az Asana a beérkező leveleket, amely némileg eltér attól, amit a legtöbb ember hagyományosan gondolna:

(Asana) Az Inbox megmutatja az összes olyan feladatot, amelyet valaki más, vagy más kontextusból rendelt hozzá. Feladatokat az Új feladatok szakaszban fogadhat el, ha a Beérkező levelek ikonra kattint és kiválaszt egy lehetőséget.

A legjobb, amit ezekkel tehet, ha követi az egyszerű GTD gyakorlatokat: Do, Delegate, Defer vagy Delete. Általában minden reggel átmegyek az egyes Workspace Beérkező levelek mappába, és feladatokat csatolok különféle projektekhez (ha ezt az engedményes még nem tette meg). Majd ennek megfelelően csatolok hozzájuk esedékességi dátumokat, címkéket stb. Ezzel kijutok az Inboxból és egy lépéssel tovább a Munkaterületembe - pontosan ott kell lennem.

Az Asana nagyszerű tulajdonsága, hogy az Inbox csak a feladatok megtartására szolgál, nem életképes hely azok megtartására. Valójában sokkal átláthatóbb ott tartani őket Asanában, mintha egy szokásos e-mail postafiókban tennéd. Mivel a jegyzeteket és a megjegyzéseket a csapattagok frissítik, miután egy feladat elhagyta az Inbox mappát, nagyszerű azok számára, akik egyszerűen nem tudják bebugyolálni a fejüket, hogy dolgokat kapjanak ki az e-mailből és a feladatkezelőbe. Az Asana kiküszöböli a rossz postaládákat jobbak bevezetésével. Ezért működik olyan jól a nem GTD-k számára - és miért ellentmondó, hogy egyesek áttérnek rá, miután például valami OmniFocus-ban vannak, ami teljesen másként kezeli a postaládákat.

Látszólag zökkenőmentes kapcsolat

Amíg az emberek vásárolnak az Asanába, a munkafolyamatai drámaian javulni fognak. Volt egy csapattársam, aki beugrott és együtt játszik velem - és ennek eredményeként megelőzzük a játékot. Voltak olyanok, akik egyszerűen nem tudnak belemenni, felejtsenek el követni egy feladatot, vagy küldjenek vissza e-mailt ahelyett, hogy frissítenék az Asanán keresztül, ami redundanciát eredményez. De mivel vallásosan használom, képes vagyok a pályán tartani magam, és lassan átalakítom a korábban átválthatatlant.Hirdető

A konvertálhatatlanok közé tartoznak azok, akik más csapatfeladat-kezelési megoldásokat használnak, akik egyedi feladatkezelőket használnak ... és akik egyáltalán nem használnak semmit. Ennek az az oka, hogy a Projektek, a Címkék és az Emberek fül alatt végrehajtott bármilyen változás mindenkinek a munkaterületen mozogni fog. Ezt a fajta kapcsolatot e-mailben nehéz tartani.

Ez csak az egyik dolog, ami miatt az Asana belépési korlátja rendkívül alacsony (legalábbis a termelékenységi megoldások szabványai szerint), és ez csak jót jelenthet a vállalat számára.

Az Asana kívánságlista

Ha már használta az Asanát, akkor tudja, hogy az aktív (és folyamatosan aktív abban) fejlesztés. Mégis vannak olyan dolgok, amelyekre kíváncsi voltam, ha olyan funkciókról van szó, amelyek esetleg érkeznek Asanához. Megkértem tehát az asanai Kenny Van Zant-t, hogy szólítsa meg őket:

ÉN: Konvertálhatja a feladatokat projektekké?
Kenny: Valójában sokáig iteráltuk az alfeladatok / hierarchia tervezését. Nagyon sok érdekes árnyalat van, és nem gondoljuk, hogy a meglévő szolgáltatások egyike sem érti jól. Ezen a ponton számos terven és prototípuson mentünk keresztül a tökéletes erőviszonyok és a könnyű használat / magunk elakasztásának nehézségei után, és nagyon izgatottak vagyunk a megoldás iránt, amelyre újra konvergál.

ÉN: Adatok exportálása offline hozzáférés céljából - gondolatok erről?
Kenny: Terveink szerint támogatni fogjuk az ilyen fajta exportálást, a meglévő nyomtatási és többválasztási, valamint másolási képességeken túl. De még izgalmasabb módon azt tervezzük, hogy a HTML5 offline támogatásával támogatjuk az offline hozzáférést és végül a szerkesztést is közvetlenül a böngészőben. A technológiai verem nagyon alkalmas arra, hogy ezt biztosítsuk, mivel az Asana szinte minden funkciója a böngészőben fut. (Még ma is, ha az Asana használata közben nem csatlakozik az internethez, folytathatja a módosításokat, megjegyzéseket írhat stb., És a módosítások mentésre kerülnek, amikor újból csatlakozik.)

ÉN: Figyelembe véve a közelmúltbeli kiütéseket a Kezdési dátumok és az esedékességek fontosságáról (főként az OmniFocus-szal), van-e tervei az Asanának a megvalósításra ezen a fronton?
Kenny: A naptár / idővonal körüli tervünk a terméklátás egyik legizgalmasabb része. Még nem akarok túl sokat elárulni, de meg fogjuk adni az egyéneknek és a csapatoknak az idő megértését és a bizalmat abban, hogy képesek előrejelezni projektjeik jövőjét olyan szinten, amely korábban lehetetlen volt egy nehéz és részletes projekt nélkül. menedzsment folyamata - jóval túl az esedékességi dátumokon és a kezdés dátumain.

ÉN: Napszak ... miért nincs ott?
Kenny: Valójában nem látunk túl sok határidőkérést, de egyetértünk abban, hogy hiányzó szolgáltatásról van szó, és a fent említett naptár- / idővonal-munka foglalkozik vele.

ÉN: Mi van az úton az Asana számára az iPad, iPhone, Android szempontjából?
Kenny: A jelenlegi mobilalkalmazás elsősorban az Asana társa az asztalon, így bárhová elérheti feladatait. De ez csak az 1. verzió volt: olyan élményt fogunk építeni az iOS-en és az Androidon, amely olyan érzékeny és jellemző, mint manapság az asztali alkalmazás. Nagyon elkötelezettek vagyunk amellett, hogy nagyszerű élményt nyújtsunk mobilon és táblagépen.Hirdető

Következtetésképpen

Nagyon ásom Asanát. Megvan a mindenütt jelenlévő, összetartó és alkalmazkodóképesség, amit egy feladatkezelési megoldásban kerestem. Felfelé vagy lefelé méretez, lehetővé téve a csapat és az egyéni feladatok kezelését - és villámgyors mind a szinkronizálás, mind a kapcsolódás szempontjából (elvesz egy oldalt a Google Wave-ből, és lehetővé teszi, hogy lássa, mikor ír valaki más). És lehetővé teszi azok számára, akik e-mailen keresztül szeretnék kezelni a feladatokat, csak ezt tehetik, anélkül, hogy akadályoznák a haladást azok számára, akik a bevezetett integráció miatt nem.

Míg a 30 napom Asanával befejeződött, az Asanával töltött napjaim még csak most kezdődnek. Erősen ajánlom, hogy adjon Asana pillantás. Ez egy igazi játékváltó.