A mai üzleti világ szinte teljes egészében információközpontú. Akár kisvállalkozást vezet, akár egy nagy multinacionális vállalatnál az org-diagram kis szegletét foglalja el, akkor valószínű, hogy munkájának nagy része másokkal való kommunikációból áll, leggyakrabban írásban. Természetesen van e-mail és a hagyományos üzleti levél, de a legtöbb üzletembert arra is felkérik, hogy írjon előadásokat, emlékeztetőket, javaslatokat, üzleti követelményeket, képzési anyagokat, promóciós példányokat, támogatási javaslatokat és sok más dokumentumot.

Itt van a dörzsölés: a legtöbb üzletember kevés tapasztalattal rendelkezik az írás terén . Míg az üzleti végzettségűek valószínűleg írtak egy kicsit az iskolában, az üzleti programokban ez ritkán kerül hangsúlyozásra, és a jól írni megtanulás aligha a mozgatórugó az emberek többségének üzleti iskolába vágyakozásában. Az egyetemi háttérrel nem rendelkezőket talán soha nem kényszerítették az írásra, legalábbis az állami iskola óta.

Ha egyike annak a sok embernek az üzleti életben, akik számára az írás soha nem jelentett nagyobb gondot, akkor ezt tudnia kell az íráskészség hiánya minden évben egyre nagyobb hátrány . Ha egy kis időt szán az írás fejlesztésére, az jelentősen javíthatja kölcsönözhetőségét és promóciós kilátásait. A gyakorlatot nem helyettesítheti, de itt van néhány tanács, amelyek jó útra terelik.Hirdető

1. A kevesebb több.

Az üzleti írásban, mint gyakorlatilag minden más írásban, a lényeg a lényeg. Ironikus módon, mivel az írásos információk egyre fontosabbá válnak a vállalkozások zavartalan működése szempontjából, az emberek egyre kevésbé hajlandók olvasni. A korábban 2000 szavas szolgáltatásokat futtató magazinok és egyéb kiadványok egyre inkább visszavágják az 500 szavas vázlatokat. Használjon takarékosan szavakat, vágja ki a pompás prózát, és kerülje a hosszú, kacskaringós mondatokat. Ahogy Zorro megtanította fiát: Menj be, készítsd el a Z-edet, és szállj ki! - térjen egyenesen a lényegre, mondja ki, amit mondani akar, és végezzen vele.

2. Kerülje a zsargont.

Az üzleti életben mindenki utálja az üzleti írást, mindazt a kék ég megoldást és azokat a stratégiai szinergiákat, amelyek végső soron nem jelentenek semmit; az ötletelés és a közös munka lehetőségei értelmesebbek anélkül, hogy nevetségesnek tűnnének. Bár néha elkerülhetetlen a zsargon - például egy üzleti követelményeket tartalmazó dokumentumban vagy a műszaki leírásban - próbáljon egyszerűbb nyelvet használni. Még a veled ugyanazon a területen élők számára is gyakran nem hatékony a szakzsargon - a szem elcsúszik mellette, anélkül, hogy igazán felfogná a jelentést. Van egy oka annak, hogy a zsargont oly gyakran használják, amikor az író akarja nem mondj bármit. Hirdető

3. Írjon egyszer, ellenőrizze kétszer.

A lektorálás közvetlenül az írás után, majd ismét órákkal, vagy ami még jobb, napokkal később. Semmi sem kínosabb, mint egy hülye elírás az egyébként remek dokumentumban. Alig igazságos - elírások történnek! - de az emberek egyébként is keményen ítélik meg ezeket a hibákat. A közvetlen vészhelyzet kivételével mindig hagyjon magának időt arra, hogy félretegye az írását, és később térjen vissza rá. Az agy trükkös, és figyelmen kívül hagyja az éppen elkövetett hibákat; egy idő, amikor valami mással dolgozik, megkapja azt a különítményt, amelyre szüksége van, hogy elkapja ezeket a hibákat, mielőtt bárki más elolvassa őket.

4. Írjon egyszer, ellenőrizze kétszer.

Tudom, csak ezt mondtam, de itt mást értek. Az elírás és egyéb hibák elkapása mellett Ha egy kis idő eltelik az írás és az újbóli elolvasás között, elősegítheti a hangszínhibákat, amelyek egyébként elkerülhetik Önt és problémákat okozhatnak . Például, ha ideges vagy dühös vagyunk, gyakran olyan dolgokat írunk, amelyeket valójában nem akarunk, hogy bárki más olvassa el. Győződjön meg róla, hogy műve elmondja, mit akar mondani, hogyan akarja elmondani, mielőtt hagyná elérni a közönségét.

5. Fordítson különös figyelmet a nevekre, címekre és nemekre.

Rendben, egy dolog kínosabb, mint egy elgépelés: Smith-t Smith asszonynak hívni következetesen az egész dokumentumban. Ha nem pozitívan gondolja valaki nevének, munkakörének (és mit jelent) vagy nemének helyesírását, vagy: a) forduljon valakihez, aki ismeri (például az asszisztensét), vagy b) nem esetében , használjon nemi szempontból semleges nyelvet. Ők és az ő embereik gyorsan tökéletesen elfogadható nemi eredetű egyes névmásokká válnak, annak ellenére, hogy a nyelvtanár és a folyosón levő önigazgató nyelvtani nácik mondhatnák.Hirdető

6. Sablonok mentése.

Amikor különösen jó levelet, e-mailt, emlékeztetőt vagy más dokumentumot ír, ha a legkisebb esély van rá, hogy hasonló dokumentumot fog írni a jövőben, mentse el sablonként a későbbi felhasználásra. Mivel az írás közbeni rohanás az elírás és az egyéb hibák egyik fő oka, Időmegtakarítás egy előre megírt dokumentum használatával megkímélheti ezeket a hibákat . Csak feltétlenül távolítson el minden konkrét információt - neveket, cégeket stb. -, mielőtt újra felhasználná azokat - nem akar levelet küldeni Sharif úrnak, amelyet O'Toole asszonynak címeztek!

7. Legyen profi, nem feltétlenül hivatalos.

Hajlamos az üzleti kommunikációt formálisnak tekinteni, ami nem szükséges, sőt nagyon eredményes. A hivatalos nyelv megfelel a jogi dokumentumok és az álláspályázatok számára, de a zsargonhoz hasonlóan gyakran láthatatlanná válik, inkább elfedi, mint feltárja annak jelentését. Ugyanakkor emlékezzen arra az informális nem jelenthet szakszerűtlent - tartsa távol az üzleti kommunikációtól a személyes megjegyzéseket, színtelen poénokat és huncut pletykákat. Ne feledje, hogy sok vállalkozás (esetleg a tiéd) a törvény kötelezi az összes levelezés másolatának megőrzésére - ne küldjön e-mailt, ne küldjön levelet, és ne terjesszen olyan dolgot, amelyet nem érezne jól, ha nyilvános tárgyaláson beolvasta a nyilvántartást.

8. Ne feledje az 5 W-t (és a H-t)

Csakúgy, mint egy újságíró híre, kommunikációjának válaszolnia kell a közönsége szempontjából releváns kérdésekre: Ki? Mit? Amikor? Ahol? Miért? és hogyan? Például kinek vonatkozik ez a feljegyzés, mit kell tudnia, mikor és hol alkalmazza, miért fontos és hogyan kell felhasználni ezeket az információkat? Használja az 5W + H képletet, hogy megpróbálja előre látni az olvasók által feltett kérdéseket.Hirdető

9. Felhívás cselekvésre.

Az egyszerűen informatív dokumentumok tartalma ritkán marad meg nagyon jól. Az üzleti kommunikáció nagy része valamilyen cél elérésére szolgál, ezért ügyeljen arra, hogy cselekvésre ösztönzés is szerepeljen benne - amire az olvasótól elvárják csinálni . Még jobb, amit az olvasónak meg kell tennie épp most . Ne bízza az olvasókra, hogy döntsenek arról, hogy mit kezdjenek a megadott információkkal - a legtöbben nem is fognak zavarni, és elég sokan tévednek, hogy túl sokáig rendetlenség lesz a kezedben.

10. Ne adjon túl sok választási lehetőséget.

Ideális esetben ne adjon semmit. Ha egy találkozó időpontját szeretné beállítani, adjon meg egyetlen időpontot, és kérje meg őket, hogy erősítsenek meg vagy mutassanak be egy másik időpontot. Legfeljebb két lehetőséget adjon meg, és kérje meg őket, hogy válasszanak egyet. A túl sok választás gyakran döntési bénuláshoz vezet, ami általában nem a kívánt hatás.

11. Mi van benne az olvasók számára?

A hatékony írás alapköve az előnyök leírása, nem pedig a jellemzők. Miért kell az olvasót érdekelnie? Például senkit nem érdekel, hogy a Windows 7 64 bites módban tud futtatni - az érdekli őket, hogy több memóriát tud kezelni, és így gyorsabban fuss, mint a 32 bites operációs rendszer. A 64 bites funkció; az az előny, hogy gyorsabban elvégzem a munkámat. Az előnyök vonzzák az olvasókat, mivel őket természetesen az foglalkoztatja leginkább, hogy megtudják, hogyan tehetik könnyebbé vagy jobbá az életüket. Hirdető

12. Foglalkozzon szabadúszóval.

Nem írási tipp önmagában , Tudom, de azért jó tanács. Az írás valószínűleg nem az ön erős választása - ha fontos, vegyen fel valakit, akinek ír van erős ruhájuk. Lehet, hogy azt gondolja, hogy a szabadúszók csak marketing anyagokat jelentenek, de ez nem igaz - egy jó szabadúszó író készíthet emlékeztetőket, képzési kézikönyveket, belső leveleket, vállalati hírleveleket, blogbejegyzéseket, wiki bejegyzéseket és szinte bármilyen más írást, amelyre gondolhat. . Az Ön igényeitől függően szükség szerint mezőgazdasági munkákat végezhet, vagy szabadúszókat áthelyezhet egy fülkébe a helyszínen, vagy kidolgozhat bármilyen más, az Ön igényeinek leginkább megfelelő megoldást. Számíthat arra, hogy a jó írásért legalább 30 dollárt fizet óránként, és valószínűbb, hogy óránként 50 - 125 dollárt kell fizetnie - bárki, aki kevesebbet számít fel, vagy nem túl jó, vagy nem túl üzleti hozzáértés. (Ezek az árak az Egyesült Államok metróterületein írókra vonatkoznak - az árak a világ más részein eltérhetnek.)

A nagyszerű íráshoz tehetségre lehet szükség, amely kevesen vannak, de hatékony az írás tanulható készség. Ha üzleti írása nem felel meg a tubáknak, kövesse a fenti tippeket, és nézze meg, nem tud-e javítani rajta. Ha az írásod csinál pass muster, mi lenne, ha hagyna egy-két tippet az alábbi megjegyzésekben?