HOGYAN HOZHAT LÉTRE OLYAN FELADATLISTÁT, AMELY NÖVELI A TERMELÉKENYSÉGET

Hajnali 6 óra van, és most ébredtél fel. Zuhanyozás után ideje reggelizni, elkapni a híreket a reggeli lap elolvasásával, majd elkezdeni a munkát. Nyugodtnak és boldognak érzi magát. Nagyon nagy elvárások vannak a napra, és a lehető legeredményesebbnek akar lenni a tennivalók listájával.

Gyorsan előre aznap 14 óráig. Rohanva dolgozol, és alig volt alkalmad ebédszünetet tartani. Kezd kissé stresszesnek és fáradtnak érezni magát a elfoglaltság miatt. Emellett úgy tűnik, hogy vissza kell térnie bizonyos feladatokhoz, és meg kell javítania azokat, mert nem volt ideje arra, hogy megfelelően összpontosítson rájuk.

Azt szeretné, ha találna egy visszaállító gombot, hogy a napot minden másról kezdhesse más stratégiával.

Valószínűleg ezt tapasztalta: előző nap tervezte meg a napját, és úgy érezte, hogy a feladatai felett áll. A dolgok azonban rosszul kezdődtek, amikor folyamatosan felvetted a feladatokat a listádra, és végül a feladatlistád sok mérföld hosszú volt. A teendők listája olyan feladatokat is tartalmazott, amelyeket szinte lehetetlen egy nap alatt elvégezni.

A másik szempont, amely hozzájárult a mozgalmas és stresszes napjához, az volt, hogy nem értette, mennyi időbe telik egy adott feladat elvégzése, és mikor kell végrehajtani a feladatot. Ha ez az információ megvan, könnyebb lett volna kitalálni a feladat végrehajtásának megfelelő ütemezését.

Végül valóban nem volt rugalmasság a terveiben. Elfelejtett puffert adni a feladatok közé, és megértette, hogy bizonyos feladatok sokkal nagyobbak, mint amik kívül látszanak.

De tudod mit - önmagában ezek az okok nem voltak a stressz és elfoglaltság legfőbb okai. Olvassa tovább, hogy megtudja, mi volt ez.

Tartalomjegyzék

Amit az emberek rosszul csinálnak a tennivalók listájáról
A nagy tennivalók listájának elemei
Hogyan hozzon létre egy teendőket, amelyek növelik a termelékenységet
Alsó vonal
További termelékenységi tippek

Amit az emberek rosszul csinálnak a tennivalók listájáról

Tényleg tudja, mit kell tennie?

Mennyit töltöttél a napod megtervezésével - mindössze 5 perc volt, amíg a televízió elterelte a figyelmedet?

Ha igen, akkor valószínűleg ez volt a legnagyobb oka annak, hogy a napja ennyire stresszes lett.Hirdető

Amikor megtervezi a napjait, akkor valóban meg kell értenie azokat a feladatokat, amelyekre készül, és mi szükséges ezek teljesítéséhez. Erre azért van szükség, különösen fontos feladatoknál, mert képes vagy előrelépni a legfontosabb feladatok terén.

A tervezésre fordított idő hiánya is megmutatkozik, mivel túl sok nagy feladat van kitöltve a napi listájába. Ha még nem bontottad kisebb feladatokra a feladatokat, akkor valószínű, hogy a nap folyamán nem fogod elvégezni őket. Ez pedig arra készteti Önt, hogy ne töltse ki a feladatlistáját.

Végül ne kezelje a feladatlista létrehozását olyan másodlagos dologként, amelyet megpróbál a lehető leggyorsabban elvégezni. Valójában, ha jobban figyelsz a másnapi feladatlistádra, annál valószínűbb, hogy a lista reális és kevésbé stresszes lesz számodra.

A nagy tennivalók listájának elemei

Amikor egy jó feladatlistáról beszélek, ezeket a jellemzőket annak részének tekintem:

Kiegyensúlyozott

A feladatlista fontos és kevésbé fontos feladatokat is tartalmaz. Valljuk be: bár mindannyian csak fontos feladatokon szeretnénk dolgozni (pl. A célokkal kapcsolatosak), a kevésbé fontos feladatokról is gondoskodnunk kell (például ügyintézés, háztartás gondozása vagy egyéb mindennapi dolgok) ).

Elég rugalmasság

Mi történik, ha megterveztél egy feladatot, de nem tudsz róla gondoskodni? Van B terved? Ha nem, próbálja meg kitalálni az alternatív műveletet, amelyet ezekben a forgatókönyvekben megtehet.

Az átmenetek ideje

Értsd meg, hogy az átmeneti idők is megeszik az idődet. Ügyeljen arra, hogy amikor megtervezi a feladatlistát, ez az idő is szerepel a terveiben. Ha további puffert ad a feladatok közé, akkor a listája rugalmasabbá és reálisabbá válik.

Nem túl sok feladat egy napra

Nehéz pontos képet adni arról, hogy hány feladatot kell ellátnia a napi listán. Ez a helyzetedtől függ, de hajlandó vagyok azt mondani, hogy 5-10 feladat között bármi elég legyen egy napra.

Értse meg, hogy bizonyos feladatok nagyon gyorsak, ezért könnyebb többet belefoglalni és bizonyos napokon megszervezni a feladatait. Csak győződjön meg arról, hogy vannak-e fontos feladatok is a listán, hogy tovább tudjon lépni nagyobb projektjeivel.

Pajzs védelem

Építsen védőpajzsot a feladatlista köré, hogy a lehető legkevesebb feladat kerülhessen a listájára, és hogy a listán szereplő elemek száma ne növekedjen a nap folyamán.Hirdető

Az első esetben próbálja kiküszöbölni a feladatok forrásait. Ez a kötelezettségvállalások csökkentésével és a meglévő projektek korlátozásával történik. Az a tény, hogy minél több elkötelezettséged (vagy projekted) van, annál valószínűbb, hogy a napi listád feladataivá válnak.

A második esetben tegye a listáját zárt listává. Olvasással tanultam meg ezt a koncepciót Csináld holnap és az időgazdálkodás egyéb titkai írta Mark Forster. Zárt feladatlista létrehozásához mindössze annyit kell tennie, hogy vonalat húz a lista utolsó feladata alá.

Ha ezt megtette, a nap folyamán nem adhat hozzá új feladatokat a listájához. Ez biztosítja, hogy a feladatok száma valóban csökken a nap előrehaladtával.

Hogyan hozzon létre egy teendőket, amelyek növelik a termelékenységet

Létrehozni egy listát, amelyet ténylegesen tud másnap teljesíteni , csináld a következőt:

1. Szüntesse meg a felesleges feladatokat

Végezze el vállalásait, és döntse el, hogy valóban szüksége van-e mindegyikre.

Például aktív tagja voltam a szülővárosom helyi számítógépes klubjának, de aztán rájöttem, hogy erre a tevékenységre már nincs elég időm. Bár továbbra is a klub tagja vagyok, a tevékenységeiben már nem veszek részt. Ez kiküszöbölte az elkötelezettséggel kapcsolatos feladatokat.

2. Szánjon rá időt a lista megtervezésére

Ne rohanjon a feladatlista létrehozásával - töltsön egy kis időt a tervezési szakaszra. Ha szükséges, szigetelje el magát a tervezési részhez azáltal, hogy otthona külön szobájába megy (vagy akár kifelé megy). Így valóban átgondolhatja a feladatokat, mielőtt felvenné a teendők listájára.

Próbáljon legalább 15 percet tölteni a listájával, amikor megtervezi.

3. Helyezze a fontos feladatokat a kezdethez

A nap megtervezésekor győződjön meg arról, hogy a fontos feladatok a lista elején vannak. Ez biztosítja, hogy ezeket a feladatokat a lehető leggyorsabban elvégezze.

Például bloggerként meggyőződöm arról, hogy a tartalom létrehozási feladatok szerepelnek a listám elején. Amint felébredek, azonnal megtámadom ezeket a feladatokat, és elvégzik, mielőtt munkába állnék.Hirdető

4. Kövesse nyomon az ismétlődő feladatokat

Előfordulhat, hogy visszatérő feladatok vannak a listán, de tudod, mennyi időbe telik a teljesítésük?

Ha nem, győződjön meg róla, hogy egy kis időt követ, hogy rájöjjön. Ez segít jobban megtervezni a napját, mivel tudja, mennyi időbe telik egy feladat, és van-e egy bizonyos időrés az ütemezésében, amikor a feladatot végre lehet hajtani.

5. Kötegelt hasonló feladatok

Nézze meg a listáját, és derítse ki, vannak-e hasonló feladatok, amelyeket kötegelt módon feldolgozhat. Így bizonyos feladatokat gyorsabban és könnyebben eltávolíthat a listáról.

6. Határozza meg részletesebben a feladatokat

Ne csak olyan feladatot vegyen fel a listájába, mint egy webhely felépítése; győződjön meg róla, hogy a feladatot kisebb darabokra bontotta. Minél kisebbek a feladatok, annál könnyebb elvégezni azokat az esedékesség előtt.

7. Végezzen előre néhány előkészítő munkát

Bizonyosodjon meg arról, hogy bizonyos feladatokra előre felkészült.

Például megírom a vasárnapi vendég bejegyzéseim körvonalait, hogy könnyebben (és gyorsabban) kezdhessem meg a tényleges bejegyzéseket, amikor felébredek. Egy kis előkészítő munkával felgyorsítom a dolgokat, és gondoskodom arról, hogy a feladatok eljussanak, amikor eljön a megfelelő nap.

8. Automatizálja a karbantartást

Természetesen tollal és papírral is megközelítheti személyes tennivalói listáját, de próbálja kihasználni a technológia előnyeit is. Valójában próbáljon meg olyan eszközt találni, amely gondoskodik az Ön feladatlistájának karbantartásáról. A preferált eszközem az Nozbe , de vannak egyéb feladatkezelő alkalmazások hogy te is kipróbálhatod.

9. Ismerje meg feladattípusait és ütemezését

Végül, amikor megtervezi a napját, tegye fel magának ezeket a kérdéseket:

Mi van még a menetrendemben?

Ez a kérdés a személyes ütemezésére vonatkozik. Például, ha utazik, győződjön meg arról, hogy a listája tükrözi ezt a tényt. Ne próbálja túl sok feladattal túlzsúfolni a listáját, mert valószínűbb, hogy csak a töredékét fogja elvégezni.

Kapuőr a feladat?

Ez a kérdés azt kérdezi, hogy a feladat blokkol-e más végrehajtandó feladatokat.Hirdető

Időnként előfordulhat, hogy van egy feladatunk, amelyről először gondoskodni kell. Miután ezt megtette, csak ezután végezheti el a következő feladatokat.

Ha a feladatlista koncentrált létrehozására összpontosít, akkor könnyen észreveheti a kapuőröket.

Vannak jéghegyek a listámon?

Ez a kérdés azt kérdezi, hogy valójában sokkal nagyobb-e a feladata, mint amilyennek látszik. Néha, amikor elkezd dolgozni egy feladaton, hamarosan rájön, hogy sokkal nagyobb, mint amire eredetileg gondoltál (hasonlítsd össze őket a jéghegyekkel, ahol csak a jéghegy csúcsa van a víz felett, de a jég nagy része alatta van) .

Ismételten, amikor a létrehozási szakaszban elegendő figyelmet fordít a feladatlistára, könnyebb észrevenni ezeket a jéghegyeket, és a feladatokat kisebb, könnyebben kezelhető darabokra osztani.

A feladat zavaró-e?

Nem minden feladat jön létre egyenlően: vannak, akik tolerálják a nagyobb figyelemelterelést, míg mások teljes figyelmét igénylik.

Például ellenőrizhetem a Twitter-adatfolyamomat, vagy egyszerűen elvégezhetem a blog karbantartását akkor is, ha a családom közelében vagyok. Ezek a feladatok zavaróak, és tudok vigyázni rájuk, még akkor is, ha nem fordítom rájuk teljes figyelmemet.

Alsó vonal

Ha még mindig nehezen tudja teljesíteni a napi feladatait a teendők listáján, győződjön meg arról, hogy elemzi ennek okait. Ha valami, ne verje magát, mert nem fejezte be a feladatlistát.

Senki sem tökéletes, és tanulhatunk a hibáinkból.

Egy kis gyakorlat szükséges egy remek feladatlista létrehozásához. Ha azonban megtanulod az összes darabot összerakni, a dolgok sokkal jobban fognak kinézni, és összességében produktívabb leszel.