Ha nagyobb életváltozások vagy zavarok történnek, az időkezelés az első, ami kirepül az ablakon. Ilyen helyzetekben az idő elveszíthet minden meghatározást. Érthető, hogy a sürgős és fontos kifejezések új jelentést kapnak.

Könyvében A rendkívül hatékony emberek 7 szokása , Steven Covey népszerűsítette az időgazdálkodási mátrixnak nevezett koncepciót. Covey az ébrenlétünk alatt eltöltött időt négy negyedre bontja:

• 1. negyed : Sürgős és fontos. Példák: segítségkérés orvosi vészhelyzet esetén, vagy egy kisgyerek megakadályozása a forgalomban.
• 2. negyed : Nem sürgős, de fontos. Példák: rendszeresen cserélni az olajat az autójába, vagy teljesíteni a vállalat belső célját, hogy egy órán belül értelmesen reagáljon minden ügyfélkapcsolatra.
• 3. negyed : Sürgős, de nem fontos. Példák: egy munkatárs megáll, hogy megkérdezze a cég piknikjét, vagy válaszol a korlátozott időre szóló ajánlatokra.
• 4. negyed : Sem sürgős, sem fontos. Példák: a végzet görgetése a közösségi média hírcsatornáin keresztül, válasz az ismeretlen emberek által közzétett weboldal-megjegyzésekre vagy a tévés csapdázás.

Itt van a Sage Automation által illusztrált mátrixdiagram:^[1]

Ennek a négy kvadránsnak a lehető legjobb kihasználása érdekében brutálisan őszintének kell lennünk abban, hogyan - és mihez rendeljük Covey feltételeit. Így kell eljárni:

1. Tegyen egy dollárfigurát az idejére

Ha akarod megszünteti az időpazarlókat életében kezdje úgy kezelni az idejét, mintha pénz lenne. Az idő eszközként való figyelembe vétele kissé fuzz koncepciónak érezheti magát. A dollárjelek felhelyezése az órákra sietséggel világossá teszi.

Dave Ramsey pénzügyi szakértő azt javasolja, hogy kövesse nyomon minden keresett fillért úgy, hogy az összes pénzét kategóriához rendeli. Például a következő fizetéséből 1000 dollár a bérleti díj kategóriájába eshet, 400 dollár az élelmiszerekért stb.Hirdető

Amíg el nem kezdi nevezni és nyomon követni az idejét, az időgazdálkodás nem más, mint találgatások és bélérzetek. A Covey időgazdálkodási mátrix és a Ramsey-technika ötvözése az első lépés az időgazdálkodási vezetőülésbe helyezés felé. Talán úgy dönt, hogy az ideje óránként 30 dolláros készpénzértéket jelent. Például egy Netflix-falatozás végén azt tapasztalja, hogy 4,5 órát töltött el. Ez nettó 135 dollár értéket jelent. Jegyezze fel ezt egy napi naplóba a szórakozás alatt.

Ha olyanok vagytok, mint a legtöbb ember, akkor az egyértelműség pillanata valószínűleg a hónap végén érkezik el, amikor összeadja a különböző életkategóriákhoz rendelt dollár értékeket.

Míg lehet, hogy vállát vonta az egyetlen tévés fogyasztásra költött 135 dollárról, mit fog érezni, amikor rájön, hogy egy hónap alatt 1485 dollárt költött ebben a kategóriában? Összehasonlításképpen: a 31 napos hónap rendelkezésre álló időtartama, feltéve, hogy napi 16 ébrenléti órát feltételez, 14 880 USD. Önmagában a munkaidő valószínűleg elárasztott valamit a 4500–6000 dolláros tartományban.

Most megvan a hatalma, hogy valódi világosságot nyújtson prioritásainak kezelésében. Tényleg megérte a tévézés a teljes ébrenléti idő csaknem 10% -át? Csak Ön válaszol erre a kérdésre.

2. Készüljön fel az időgazdálkodási mátrix sikerére

Kezdje azzal, hogy kiír minden feladatot

Ezen a ponton csak annyit próbálsz kiüríteni az agyadból. Ne töltsön energiát sürgősségre, fontosságra vagy határidőre gondolva. Ez a rész később következik. Egyelőre csak tegyen meg mindent annak érdekében, hogy az agyában zümmögő összes feladat táblázatba vagy papírba kerüljön.

Használjon olyan eszközöket, amelyek a legjobban megfelelnek Önnek, így a lehető leggyorsabban kirakhatja gondolatait. Ne álljon meg, amíg nem biztos abban, hogy mindent elfogott.

Ezután rendeljen határidőt az egyes feladatokhoz

Kezdje azzal, hogy kitölti azokat a határidőket, amelyeket kőbe vésett. Az egészséges kapcsolatok fenntartása érdekében kiemelten kell kezelnie azokat a kötelezettségvállalásokat, amelyeket más emberekkel szemben már tett. Ha lehetséges, állítsa be a határidőket az ígéretek előtt - szükség lehet erre a hajlítási időre az úton tovább. Kezdje azzal az időgazdálkodási céllal, hogy olyan emberként ismerjék meg, aki alulígér és túl teljesít.Hirdető

Jelölje ki a sürgős feladatokat. Legyen óvatos a sürgős kifejezés alkalmazásával. Ami sürgősnek tűnik számodra, lehet, hogy nincs következménye a családod, a barátaid és az ügyfeleid számára. Mindenkinek ki kell dolgoznia egy személyes munkameghatározást, de a kezdéshez takarékosan használja ezt a besorolást.

A besorolás során rangsorolja a korábbi kötelezettségvállalásokat. Mindig visszaléphet és frissíthet egy adott feladatot erre az állapotra, de kezdje azzal, hogy mutat bizonyos visszafogást. Végül is, ha minden sürgős, akkor semmi sem lehet igazán sürgős.

Rendezze át listáját fontosság szerint

Itt igazán megtérülhet a táblázat helyett a táblázat használata. Helyezzen be egy fontossági oszlopot a táblázatba, vagy válasszon egy másik színű tollat ​​vagy jelölőt, ha papír- vagy indexkártyákat használ. Adjon minden feladatnak fontossági osztályzatot 1-től (egyáltalán nem fontos) 100-ig (a legfontosabb).

Én személy szerint az 1-től 100-ig terjedő skálát szeretem használni az általa nyújtott részletesség miatt. Például két feladat egyaránt értékelhet 8-at 1-től 10-ig terjedő skálán, de válogatáskor különbséget tehet egy 82 és egy 88 között.

3. Csatlakoztassa életét az időgazdálkodási mátrixba

Most tegyen egy lépést hátra, és nézze meg, mit kapott. Ha elkészítette a házi feladatát, akkor mostantól látnia kell minden feladatát, valamint annak fontossági és sürgősségi rangsorát.

Kezdje el az egyes feladatokat az időgazdálkodási mátrix négy negyedének egyikébe tenni. Kezdje a nyilvánvaló elhelyezéssel. Amint rácsra kerülnek, felmérheti azokat a szoros hívásokat, amelyek jogszerűen a két negyed egyikébe kerülhetnek. Elkezdheti a tételek rangsorolását fontosságuk vagy sürgősségük szempontjából, és ez rendben van. Rájöhet, hogy egyes feladatok nem olyan fontosak vagy sürgősek, mint azt eredetileg gondoltad.

1. kérdés: Nyitott leszállópálya fenntartása

Próbáljon minél több dolgot kizárni a Sürgős és fontos negyedből. Lehet, hogy ez nem lehetséges az első időgazdálkodási kísérletnél, de hosszú távú célként kitűzte, hogy fenntartson némi szabad helyet az első negyedévben. Ezt úgy érheti el, hogy a másik három negyedben megjelenő feladatokkal a lehető leghatékonyabban és legeredményesebben foglalkozik.Hirdető

Például egy elfoglalt startup alapító továbbra is formában akar maradni, de nem lesz órája az edzőteremben tölteni. A Wall Street Journal legnépszerűbb szerzője, Dr. John Jaquish változó ellenállást tanít a nehéz súlyú edzés helyett. Tudományosan bizonyított, hogy a változtatható ellenállóképzés jóval kevesebb idő alatt eredményez jobb fitneszet - mondja Dr. Jaquish. Ez a magas fehérjetartalmú étrenddel kombinálva a vállalkozók számára elérheti a kívánt eredményeket anélkül, hogy értékes órákat áldozna fel a napból.

Nyilvánvaló, hogy 10 perc múlva ügyfélhívást kaphat, amely azonnal elhelyez valamit az 1. negyedévben. Semmi tervezés vagy előkészítés az ön részéről nem akadályozhatta volna meg a leszállást ott, tehát ez nem a te hibád. Az Ön feladata, hogy a leszállópályát elérhetővé tegye erre az esetre.

2. kérdés: Koppintson ezekre a feladatokra meghatározott időblokkokkal

Ha valami fontos, jó esély van arra, hogy végül sürgőssé váljon. Az olajcsere példájával nyilvánvalóan meg akarja oldani ezt a feladatot, még mielőtt a motor befogadna. Ha nem teszi meg, akkor a Q2 feladatot hirtelen át kell sorolni a Q1-be, és egy vadonatúj Q1 lesz, hogy társaságot tudjon tartani: Szerezzen bérautót.

Más Q2 feladatok soha nem válhatnak sürgőssé, de ez nem csökkenti e nagyobb képű elemek fontosságát. Talán elkötelezte magát amellett, hogy többet tanuljon a munkahelyi antirasszizmus elősegítése érdekében - jegyzi meg a szerző és a Forbes munkatársa, Dana Brownlee. Ez a cél nagy valószínűséggel csak akkor valósul meg, ha csak proaktív módon blokkolja a naptárban az időt, hogy biztosítsa, hogy a cél eléréséhez szükséges időt szánja.^[kettő]

E feladatok ütemezésének tudatos törekvése nélkül örökre készek maradnak.

3. kérdés: Tegyen fel néhány kérdést a sürgős tételeinek

Legalább egy probléma ezzel a kategóriával az, hogy a sürgős feladatok gyakran fontosnak számítanak. Gyakran összekeverik a kettőt, ezért kritikus fontosságú megtanulni megkülönböztetni. Sürgős egy leendő ügyfél szövege, akit remél, hogy leszáll, míg a biztosítási ügynök e-mailje, amely éves rendellenőrzést szeretne ütemezni, valószínűleg péntekig várhat.

Az e-mailek, a hangüzenetek, az SMS-ek és az azonnali kommunikáció egyéb formái szinte mindig magukban hordozzák a sürgősség érzését, de lehet, hogy nem fontosak. A harmadik negyedévben lezajlott dolgokat vizsgálva tegye fel a kérdést, hogy osztozik-e a küldő sürgősségében vagy sem. Ideje lehet leiratkozni bizonyos csoportokról, egyénekről vagy hírlevelekről a Q3 rendetlenség minimalizálása érdekében.Hirdető

4. kérdés: Hozza ki a legtöbbet nem sürgős, nem fontos tevékenységéből

A 4. negyedév az a kvadráns, amelyet minden leendő időkezelő szeret eldobni, de ne légy olyan elhamarkodott. Noha feltétlenül ki akarja küszöbölni a végső idő szűkülését, ez az a negyed is, ahol az állásidő él. Ahelyett, hogy megfogadnád, hogy az összes Q4-es tevékenységet teljesen esküt teszed, használd ki a legtöbbet azokból, amelyekben részt veszel.

Először kezdje azzal, hogy kiküszöböli vagy átruházza azokat a feladatokat, amelyek nem a legjobb idejét használják. Persze, ezt a jelentést újra kell formázni, de egy gyakornok valószínűleg megteheti az Ön számára. Használja az értékesítési szoftvert a kereső e-mailek automatizálásához, hogy ne kelljen mindet elküldenie.

Ha egy kis szünetet tart, legyen tudatában azoknak a tevékenységeknek, amelyek felfrissülést okoznak, és amelyek kimerültek. Mondjon igent arra az erdei sétára és nemet arra, hogy idegenekkel vitázzon a közösségi médiában. Ha szabadidős tevékenységeit okosan választja meg, akkor a legtöbbet hozza ki a Q4-es bakiból.

Végső gondolatok

Covey időgazdálkodási mátrixa egy hatalmas eszköz, amelyet akkor kell elfogadni, amikor úgy érzi, mintha a menetrendje irányítana, nem pedig fordítva. A sikere valószínűleg abban rejlik, hogy mennyire őszinte vagy magaddal a címkék kiosztásakor.

Ne féljen feltenni magának a kérdést: Ez valóban sürgős? Szüksége van arra is, hogy élesen különbséget tegyen a számodra fontos és a más számára fontos dolgok között. Túl könnyű elfogadni kritikátlanul valaki más fontos vagy sürgős címkét.

Van egy kedvező pontja az időkezelésnek, amely teljes menedzsmentbe hozza az ütemtervet anélkül, hogy merev gondolkodásba merülne. Különösen a vállalkozóknak kell némi rugalmasságot figyelembe venniük a menetrendjükben, hogy kihasználhassák az előzetesen be nem jelent első negyedéves lehetőségeket. Túl sok hajlékonyság, és végül időt veszteget. Amikor Covey és Ramsey technikáját az életéhez igazítja, adjon magának kegyelmet hibázni és szükség szerint módosítani. Odaérsz.

További tippek a hatékony időgazdálkodáshoz

• 10 gyakorlati módszer az időgazdálkodási készségek fejlesztésére
• 10 bevált időgazdálkodási készség, amelyet ma meg kellene tanulnia
• A munka termelékenységének növelése: 9 alapszabály

Kiemelt fotóhitel: explorenation # via unsplash.com Hirdető

Referencia