Minden vezetőnek és vezetőnek el kell sajátítania a delegálási folyamat művészetét. Annak megértése, hogy miként és mikor kell felosztani a felelősséget másoknak, elengedhetetlen a magas szintű termelékenység fenntartásához, mind személyes, mind szervezeti szinten. A feladatok átruházása szintén elengedhetetlen a hatékony vezetéshez.

A delegálás megtanulása olyan összetartó és hatékony csapat felépítése, amely képes betartani a határidőket. Ezenkívül, ha tudod, mikor és hogyan kell átruházni a munkát, csökken a munkaterhelés, ezáltal javul a munkahelyi jóléted és növekszik az elégedettséged. Sajnos sok vezető bizonytalan abban, hogy megfelelően delegálja-e, vagy habozik.

Ebben az útmutatóban megtudhatja, hogy a delegálás valójában mit jelent, milyen előnyökkel jár a feladatok delegálása a csapat számára, és hogyan lehet hatékonyan hozzárendelni a feladatokat.

Tartalomjegyzék

1. A delegálás fontossága
2. Miért félnek az emberek a feladatok átruházásától?
3. A delegálás és az allokáció közötti különbség
4. Hogyan lehet hatékonyan átruházni a feladatokat
5. A lényeg
6. További tippek a produktív vezetéshez

A delegálás fontossága

An jó vezető tudja, hogyan kell delegálni. Amikor átruház néhány munkáját, felszabadítja az idejét, és naponta többet ér el.

A hatékony delegálás elősegíti a termelékenységet és a jó időgazdálkodást a csapaton belül azáltal, hogy felhasználja tagjainak meglévő készségkészletét, és lehetővé teszi számukra az új tudás és kompetencia fejlesztését. Az eredmény egy rugalmasabb csapat, amely megoszthatja szerepeit, amikor erre szükség van^[1].

Ha hajlandó átruházni, akkor elősegíti a bizalom légkörét. Tetted egyértelmű jelzést ad: vezetőként megbízol beosztottaidban a kívánt eredmények elérésében. Ennek eredményeként rád gondolnak, mint egy kedves és hatékony vezetőre, aki tiszteletben tartja képességeiket és szükségleteiket.

A küldöttség nem arról szól, hogy ugatja a megrendeléseket, és abban reménykedik, hogy munkatársai sorba esnek. A menedzser feladata az hozza ki a legjobbat a felügyelete alatt állóktól, és ezzel maximalizálja a termelékenységet és a profitot ^[2].

Íme egy példa a rossz delegálásra:Hirdető

A gondos delegálás segít azonosítani és kiaknázni a csapattagok egyedi erősségeit és gyengeségeit. A delegálás növeli az alkalmazottak elkötelezettségét is, mivel ez bizonyítja, hogy a vezetők érdekeltek abban, hogy kihasználják tehetségüket.^[3]

Miért félnek az emberek a feladatok átruházásától?

A delegálás növeli a termelékenységet, de nem minden vezető hajlandó vagy képes átruházni.^[4]Miért? Íme néhány gyakori ok:

• Felháborítják azt az elképzelést, hogy valaki más kaphat hitelt egy projektért.
• Hajlandóak elvileg delegálni, de attól tartanak, hogy csapatuk nem képes kezelni a nagyobb felelősséget.
• Gyanítják, hogy munkatársaik már túlterheltek, és vonakodnak a terhek növelésétől.
• Gyanítják, hogy egyszerűbb és gyorsabb csak egy feladatot maguk elvégezni.
• Nem szeretik azt a gondolatot, hogy elengedjék azokat a feladatokat, amelyeket szívesen végeznek.
• Attól tartanak, hogy ha átruházzák a felelősséget, a saját vezetőjük arra a következtetésre jut, hogy nem tudják kezelni a terhelésüket.

A delegálás és az allokáció közötti különbség

A legtöbb ember úgy gondolja, hogy a felhatalmazás és a kiosztás szinonimák, de fontos különbséget tenni a kettő között.^[5]

Egy feladat kiosztásakor csupán egy beosztottat utasít egy adott művelet végrehajtására. Megmondja nekik, mit kell tenniük, és ők csinálják - ez ilyen egyszerű.

Másrészről a delegálás magában foglalja a saját munkájának egy részének átruházását egy másik személyre. Nem csak utasításokat kapnak.A fontos rész az, hogy olyan szerepbe kerülnek, amely megköveteli, hogy döntéseket hozzanak, és felelősségre vonják őket a feladat elvégzéséért.^[6]

Hogyan lehet hatékonyan átruházni a feladatokat

Tehát mi a legjobb módja a munka átruházásának, így harcolhat a delegálás félelme ellen, hatékony csapatot építhet és gyorsabban dolgozhat? Íme egy lépésről lépésre:

1. Tudja, mikor kell delegálni

Megértve, hogy mekkora ellenőrzés alatt kell tartania egy helyzetet, meghatározhatja a munkavállalók felhatalmazásának legjobb stratégiáját. A delegálásnak 7 szintje van, amelyek különböző mértékű felelősséget kínálnak a munkavállalóknak.Hirdető

Ez a rövid videó elmagyarázza ezeket a szinteket, és példákat kínál arra, hogy mikor érdemes mindegyiket használni:

A delegálás egy spektrum mentén történik. A legalacsonyabb szintű delegálás akkor történik, amikor másoknak mondja meg, mit kell tennie. Kevés lehetőséget kínál az alkalmazottak számára az új megközelítések kipróbálására. A felhatalmazás leghatalmasabb formája akkor fordul elő, amikor a projekt felett fennálló irányításának legnagyobb részét fel tudja adni az alkalmazottnak.

A munka átruházásának ismerete segít megérteni, hogyan lehet az embereket összekapcsolni olyan feladatokkal, amelyek a lehető legjobban használják ki tehetségüket. Megfelelően elvégezve biztosítja a legjobb végeredmény elérését.^[7]

Amikor eldönti a munka átruházásának módját, tegye fel a következő kérdéseket:

• Önnek kell felelnie ennek a feladatnak, vagy valaki más meghúzhatja?
• Szüksége van erre a sikerére?
• Segít-e ez a munka egy alkalmazottnak képességeinek fejlesztésében?
• Van időd megtanítani valakit, hogyan kell ezt a munkát elvégezni?
• Arra számít, hogy az ilyen jellegű feladatok a jövőben megismétlődnek?

2. Határozza meg az állás legjobb emberét

Át kell adnia a fáklyát a megfelelő csapattagnak, hogy a küldöttség működhessen. A cél az, hogy olyan helyzetet teremtsen, amelyben Ön, vállalata és az alkalmazott pozitív tapasztalattal rendelkezik.

Gondoljon a csapattagok képességeire, tanulási hajlandóságára, munkastílusára és érdeklődésére.Az Ön által megbízott személy hatékonyabban tudja majd elvégezni a munkátha képesek, edzhetőek és érdekeltek. Ha lehetséges, adjon esélyt egy alkalmazottnak arra, hogy az erősségeihez játsszon.

A tapasztalatlan munkavállalóknak több útmutatásra lehet szükségük, mint a tapasztalt veteránoknak. Ha nincs ideje arra, hogy az újabb alkalmazottat sikerre vigye, nem igazságos őket átruházni.

Azt is figyelembe kell vennie, hogy az alkalmazottai mennyire vannak elfoglalva. Az utolsó dolog, amit meg akarsz tenni, elárasztasz valakit azzal, hogy túl sok felelősséget adsz neki.Hirdető

3. Mondja és adja el, hogy megszerezze a tagok felvásárlását

Miután megtalálta a munkához tökéletes embert, még mindig rá kell bírnia arra, hogy vállalja az új felelősséget. Mondja meg nekik, miért választotta őket erre a munkára.^[8]Amikor megmutatja másoknak, hogy támogatja növekedését, az a bizalom kultúráját építi fel. Azok a munkavállalók, akik a delegált feladatokat lehetőségnek tekintik, nagyobb valószínűséggel fektetnek be az eredménybe.

Amikor újabb alkalmazottakkal dolgozik, fejezze ki hajlandóságát folyamatos támogatásra és visszajelzésre. Tapasztalt alkalmazottak esetében vegye figyelembe gondolataikat és tapasztalataikat.

4. Legyen világos és pontos a munkával kapcsolatban

Kritikus elmagyarázni az alkalmazottaknak, miért van szükség a projektre, mit vár el tőlük és mikor esedékes.^[9]Ha tudják, mire számít, akkor nagyobb valószínűséggel teljesítenek.

Világos elvárások megfogalmazásával segít nekik megtervezni a feladat végrehajtásának módját. Állítsa be a projekt mérföldköveit, hogy mikromenedzsment nélkül ellenőrizhesse az előrehaladást. Ha alkalmazottainak nehézségei vannak egy mérföldkő teljesítésével, akkor is van ideje a tanfolyam kijavítására, mielőtt a végtermék megérkezne.

Ezt a fajta elszámoltathatóságot általában használják az egyetemeken. Ha a hallgatók csak a jelentős kutatási dolgozatok kitöltésének határidejét és alapvető követelményeit ismerik, akkor a munkát tizenegyedik óráig elhalaszthatják. Számos program megköveteli, hogy a hallgatók hetente találkozzanak tanácsadókkal, hogy útmutatást kapjanak, megszólítsák a struktúrájukat, és a határidők előtt kidolgozzák módszereik kincseit. Ezek az intézkedések a tanulókat sikerre terelik, miközben teret engednek számukra, hogy nagyszerű munkát végezzenek.

5. Támogassa munkatársait

A delegálás lehető legjobb eredményeinek megtekintéséhez beosztottainak erőforrásokra és támogatásra van szüksége. Kapcsolja össze őket képzésekkel és anyagokkal, hogy fejlesszék azokat a készségeket, amelyek még nem rendelkeznek.^[10]

Előfordulhat, hogy több időre van szükség az erőforrások rendelkezésre bocsátásához, de időt takarít meg a munka megfelelő elvégzésével. Az ismétlődő feladatok esetében ez a képzés többször megtérül.

Az alkalmazottaknak néha segítségre van szükségük, hogy lássák, mit csinálnak jól és hogyan tudnak fejlődni. A visszajelzések megadása és fogadása elengedhetetlen része a feladatok delegálásának. Ez egyben jó módja annak, hogy vezetőként figyelemmel kísérjük az átruházott feladatokat. Bár nyomon követheti a feladatok előrehaladását, nem mikro-menedzsment Az alkalmazottak.Hirdető

A projekt során rendszeresen kérdezze meg alkalmazottait, hogy szükségük van-e támogatásra vagy tisztázásra. Tisztázza, hogy megbízik bennük a munkában, és teret kíván teremteni számukra, hogy kérdéseket tegyenek fel és visszajelzést adhassanak nekik. Ez a visszajelzés segít finomítani a munka átruházásának módját.

6. Mutasd meg az elismerésedet

Időszakos bejelentkezések során ismerje el a projektben eddig elért összes győzelmet. Tudomásul veszi, hogy az alkalmazottak előrelépnek a cél elérése érdekében. A haladás elve meghatározza, mennyire fontos az apró győzelmek megünneplése az alkalmazottak motivációjának megőrzése érdekében.^[tizenegy]A dolgozók hatékonyabbak és elkötelezettebbek lesznek, ha tudják, hogy észreveszik erőfeszítéseiket.

Az alkalmazottak felismerése, ha jól teljesítenek, segít megérteni az elvárt munka minőségét. Ez nagyobb valószínűséggel akarja veled újra együtt dolgozni a jövőbeni projektekben.

A lényeg

Most, hogy pontosan tudja a delegálás jelentését és a munka hatékony átruházásának technikáit, kiváló helyzetben van a feladatok egyszerűsítéséhez és a csapat termelékenységének növeléséhez.

A delegálás annyit jelent, hogy valaki másnak autonómiát és tekintélyt ad, ezzel megkönnyítve saját munkaterhelését, és felépített, jól felkészült, jól kihasználható csapatot.

A delegálási készségek bonyolultnak vagy ijesztőnek tűnhetnek, de idővel sokkal könnyebbé válnak. Kezdje kicsiben, ha pár döntést delegál a csapata tagjainak a következő egy-két hét során.

További tippek a produktív vezetéshez

• Munka átruházása: mit delegáljon és mit ne?
• 10 módszer a csapatmenedzsment készségek és a teljesítmény növelésének javítására
• Vezetés vs menedzsment: jobb az egyik, mint a másik?

Kiemelt fotóhitel: CoWomen az unsplash.com oldalon keresztül

Referencia