Egy mozgalmas hét alatt az utolsó dolog, amit egy vezető vagy menedzser szeretne, az egy vagy két elpazarolt óra ülése egy terméketlen találkozón.

Ha megkérdezném, mi lenne a leghatékonyabb módszer a hatástalanságra, biztos vagyok benne, hogy sokan rossz találkozókat mondanának.

A mai értekezletek minden eddiginél több munkaidőt igényelnek. Ma a vezetők a hét körülbelül felét üléseken töltik.^[1]A TED kutatásai szerint az idő egyharmada értelmetlen, rosszul lebonyolított értekezletekre pazarolódik .

A Clarizen felmérése szerint a munkavállalók időpazarlásnak tartják a státusztalálkozókat, és hogy a válaszadók majdnem 50% -a inkább a DMV-re megy, vagy szárazon nézi a festéket.^[kettő]

A Harvard Business Review cikkében^[3]három Bain tanácsadó beszámolt egy olyan gyakorlat eredményeiről, amelyben elemezték egy meg nem nevezett nagyvállalat alkalmazottainak kilátásait - és arra a következtetésre jutottak, hogy egy heti ügyvezetői értekezlet évente 300 000 órát vett igénybe.

És ez az összes, a szerzők írják, nem tartalmazza az értekezletekre való felkészüléssel töltött munkaidőt.

Hány olyan találkozón vettél részt, ahol nem volt világos napirend vagy cél?

Hányan ültek olyan üléseken, amelyek témáról témára ugráltak, és nem voltak egyértelmű cselekvési tervük a találkozó végén?

Ha zavartabban távozott az értekezletekről, mint amikor megérkezett, kérjük, emelje fel a kezét.

A találkozóknak nem feltétlenül olyannak kell lenniük, amitől rettegünk és amit elviselünk. Nem feltétlenül olyannak kell lenniük, amibe sodródunk.

Meg kell találnunk a találkozók sokkal szándékosabb, energikusabb és produktívabb módjait, amelyek valós, kézzelfogható eredményeket hoznak.

Tehát hogyan lehet eredményesebben vezetni a csapat üléseit?

Íme 10 módszer, amellyel a vezetők és a vezetők megkezdhetik a csapat értekezleteinek vezetését, amelyek eredményesek és hatékonyak, és minden érintett számára hasznosak:Hirdető

1. Minden találkozót pozitív módon keretezzen

Ahhoz, hogy mindenki pozitív gondolkodásmódot és energiát teremtsen a teremben a találkozóra, remek kiindulópont az, ha a teremben tartózkodó embereket megosztják valamivel, amiben előreléptek vagy izgatottak.

Ez azonnal meghatározza az egész találkozás hangnemét és irányát.

Ahelyett, hogy az emberek negatívan gondolkodnának arról, hogy részt kell venniük a találkozón, a pozitivitás, a hozzájárulás és a pozitivitás helyéről származnak.

2. Legyen tiszta vezetője a szobában

Bármi is legyen a megbeszélés célja, a teremben tartózkodó embernek kell vállalnia az értekezlet irányítását és vezetését.

Ez a személy meghatározza az ülés napirendjét, gondoskodik arról, hogy az ne menjen le a témáról, és biztosítja, hogy a megbeszélés a megbeszélt határidőn belül maradjon.

Gyakran beszámolnak az előrehaladásról, világossá teszik, hogy mi kell történjen az értekezlet után, és elkötelezettséget kapnak az ülésen részt vevő emberek részéről a jövőbeli lépésekre.

Ha senki nem veszi át az irányítást, akkor a legnagyobb személyiséggel vagy véleményekkel rendelkező emberek dominálhatnak, és megakadályozhatják a csendesebb személyiségek hozzájárulását.

3. Helyes emberek legyenek a szobában

Gondoljon vissza a legutóbbi nagy találkozóra, ahol volt ... Tele volt-e a találkozó a számokat alkotó emberekkel, vagy tele volt olyan emberekkel, akik hozzájárultak és hozzájárultak?

Gondolom, ez utóbbi volt.

Ahhoz, hogy valóban eredményes találkozót vezessen, szánjon időt arra, hogy megfontolja, kik vesznek részt benne.

Olyan embereket szeretne a terembe, akik hozzáadott értéket képviselnek, akik aktív közreműködők, háttérismeretekkel rendelkeznek, döntéshozók, cselekvők és akiket közvetlenül érinteni fog a találkozó eredménye.

Legyen óvatos a szoba megtelésétől, hacsak nem feltétlenül muszáj, olyan emberekkel, akiknek motivációja ott lenni vagy státusz, vagy félelem, hogy lemaradnak valamiről.

Koncentráljon arra, hogy az ülésterembe olyan emberek kerüljenek, akik produktív hozzájárulást hoznak, és nem passzív nézők.Hirdető

Ha önállóan rendelkezik arra, hogy megbeszéléseit tetszés szerint rendezze, akkor koncentráljon erre, hogy azok a legeredményesebb eredményeket hozzák.

4. Használja az emberek egyedi erősségeit a különböző találkozókon

Vállalatában vagy csapatában nem mindenki felel meg minden találkozóra.

Remek tipp a produktív megbeszélések létrehozásához, ha tisztában van azzal, hogy a csoport tagjainak milyen találkozóknak kell részt venniük és nem.

Ne gondoljon csak a szoba megtöltésére, legyen szelektív olyan emberek meghívására, akikről tudja, hogy a legnagyobb mértékben hozzájárulnak.

Mindannyiunknak különböző erősségei vannak. Csapatának néhány tagja nagyszerű lesz az ötletgyűjtő megbeszéléseken, míg mások stresszesek lehetnek a részvétel gondolatától.

Ugyanez vonatkozik a folyamat- és státusztalálkozókra.

A megbeszélés legnagyobb hatásának megteremtésénél fontos figyelembe venni, hogy milyen energiát szeretne a teremben, és ki hozhatja a találkozó megfelelő értékét.

Ha tisztában van vele, biztosítsa a megfelelő embereket a szobában.

Vállalati karrierem során ötletbörzét, stratégiai és státusztalálkozókat vezettem. Tudtam, hogy a csapat különböző tagjai különböző készségkészleteket hoznak az egyes találkozókra.

Az egyik vezető igazgatóm inkább stratégiai, mint kreatív volt, ezért biztosítani akartam, hogy ő legyen az első a csapatlapomon a stratégiai értekezleteken. De távol tartottam az ötletgyűjtő találkozóktól, a csapat többi tagjának kedvezve.

Egy másik csapattag nagyszerű stratégiai tervező volt, ezért biztosítanám, hogy ötletgyűjtő és stratégiai értekezleteken is részt vegyen. Az ötletgyűjtő megbeszélések során értéke a kreatív ötletek megvalósításához szükséges terv és cselekvési lépések gondolkodása volt.

A produktív találkozók vezetése gyakran arról szól, hogy egy nagyszerű zenekar karmestere lehessen. Ha nincs megfelelő kiegészítő hangszer és előadó a teremben, együttműködve és harmóniában dolgozva, az eredmény nagy rendetlenséget okozhat. De ha összehozza a megfelelő előadókat, az eredmények varázslatosak és inspirálóak lehetnek.

5. Fejezze be az értekezleteket egyértelmű cselekvési lépésekkel és felelősséggel

Gondoljon vissza a legutóbbi találkozóra, ahol részt vett, nagy eséllyel sok remek beszélgetés, értékes vélemény és betekintés volt.Hirdető

De mi történt a találkozó végén? Mindannyian külön utakon jártatok, vagy egyértelmű cselekvési lépéseket és felelősségeket határoztak meg?

Minden találkozó végén érdemes időt szánni arra, hogy mindenki megossza a legnagyobb belátását.

Ez megerősíti a hozzájárulást és az együttműködést, és biztosítja, hogy mindenki a találkozó értékének világos perspektívájával távozzon az értekezletről.

Ennek további megerősítése érdekében az értekezlet vezetőjének a feladata, hogy világosan meghatározza a cselekvési lépéseket, a személyes felelősségeket és a találkozó fő elemeivel kapcsolatos cselekvési határidőket.

6. Hozzon létre egy világos célt az értekezlethez

A pályán maradás az egyik legnehezebb kihívás a hatékony, eredményes találkozó lebonyolításához. Ennek az az oka, hogy sok értekezletet világos cél vagy akár napirend nélkül hoznak létre.

Egyes találkozók egyszerűen azért történnek, mert valaki eldönthette, hogy Ön heti státusértekezletet tart.

Az ilyen találkozókra való áttérés, anélkül, hogy egyértelműen megértenénk, hogy konkrétan miről is szól az ülés, mi a napirend, vagy milyenek a találkozó prioritásai, úgy érezheti, hogy a találkozó az időpazarlás.

Ha tisztában van a megbeszélés céljával, akkor jobban elkötelezett lesz, tudni fogja, mit kell előkészíteni előzetesen, és tudja, mi a találkozó kívánt eredménye.

7. Álljon fel az értekezleten

A Journal of Applied Psychology cikkében a szerzők azt találták, hogy a leülési ülések 34% -kal hosszabb ideig tartanak, mint a stand up értekezletek.^[4]

Ha azt tapasztalja, hogy a leülési megbeszélései nem olyan eredményesek, mint szeretné, változtasson a dolgon, és állítsa rá az összes résztvevőt.

8. Rövidebbé tegye az értekezleteket

Ha világos célja és napirendje van az értekezletre, akkor tisztában kell lennie azzal, hogy a találkozó meddig tart.

Sok olyan találkozón, amelyet a múltban tapasztaltam, naptári meghívót állítottak be 45 percre vagy 60 percre. Néhány találkozó valójában korábban fejeződött be, de mivel az időkeretet egy meghatározott időre szabták meg, az értekezlet valós ok nélkül folytatódott.

Kezdje el az értekezleteket rövidebb időintervallummal állítani, legyen az 30 vagy 40 perc, és nézze meg, hogy a találkozók eredményesebbé és hatékonyabbá válnak-e.Hirdető

Figyelmünk és az energiaszintünk csökkenhet, minél hosszabb ideig tart a találkozó.

9. Kezdés és befejezés időben

Senki sem akarja, hogy folyamatosan várják az értekezletek megkezdését, és át kell ütemezniük az ülések túllépését.

Ha időben kezdődő és időben befejeződő értekezleteket tart, a résztvevők tudják, mire számíthatnak, és tudják, hogy időben megjelennek-e.

Ha a csapattagok úgy döntenek, hogy nem érkeznek meg időben, bölcs dolog lehet, ha külön találkozót tartanak az illetővel annak egyértelművé tétele érdekében, hogy várhatóan időben érkeznek.

10. Változtassa meg a környezetet

Ha úgy találja, hogy az értekezletek lassan indulnak, vagy elavultak, akkor ideje lenne megváltoztatni a környezetét.

A legeredményesebb találkozóimat egyszerűen úgy hoztam meg, hogy otthagytam az irodát és egy inspiráló helyszínre mentem, vagy egy-két találkozót tartottam a helyi parkban.

Alsó vonal

A találkozók nem szűnnek meg. A vállalati és üzleti élet elkerülhetetlen és nélkülözhetetlen részét képezik.

De annak biztosítása érdekében, hogy ne csak időpazarlás legyenek, hanem hatékony együttműködés és munka a fő célok és projektek megvalósítása és megvalósítása érdekében, meg kell állítanunk az értekezleteket, hogy azok érdemesek, eredményesek és kézzelfogható eredményeket hozzanak.

Meg kell tanulnunk, hogyan lehet eredményesen és eredményesen vezetni a csapat üléseit.

Ha lépéseket tesz az általam kidolgozott tippek és stratégiák alapján, hogyan lehet a legeredményesebb módon vezetni a csoporttalálkozókat, biztosítani fogja, hogy maximalizálja a teremben tartózkodók mindenkinek az erejét és a szellemi energiáját.

A találkozóid már nem lesznek olyan dolgok, amelyeketől te és a csapatod rettegsz vagy megpróbálod elkerülni. Ehelyett a találkozók a kapcsolat újbóli kialakításának, kreativitásának, a stratégiáról való döntés, a támogatás megszerzésének, a fejlődés megünneplésének és a produktív lendület generálásának a módja lesz.

További források a munkahelyi termelékenységről

• A megbeszélések lebonyolításának 15 titka, mint a világ leginnovatívabb vállalatai
• Küzdelem a termelékenységgel a munkahelyen? 12 tipp a teljesebb munkához
• A küldöttség gondos művészete
• Hogyan lehet produktívabb: 4 apró módosítás, amely 10-szeresére növeli a termelékenységet
• 12 titka egy szuper produktív találkozónak, amelyet tudnia kell

Kiemelt fotóhitel: Kampánykészítők az unsplash.com címen

Referencia