HOGYAN KÉSZÍTSÜNK TEENDŐLISTÁT, ÉS HOGYAN VÉGEZHETJÜK EL A DOLGOKAT?

Az egyik leghatékonyabb módszer a stressz csökkentésére és a túlterhelésre, amikor szorongást érez a munkája miatt, az az, hogy leül egy tollal és egy papírral, és kiírja az összes tennivalót. Melyik szerzője Dolgokat elintézni , David Allen gondolatmenetet hív. Megkönnyíti az agyad a kognitív túlterheléstől, és amikor látod, hogy felsorolod az összes tennivalót, akkor érzed a kényelem érzését, tudván, hogy ez nem olyan rossz, mint az agyad mondta.

Mindazonáltal, ha mindazokat a dolgokat el kell végeznie, amelyeket el kell végeznie, nem érheti el a munkát. Ez csak az első lépés.

Ahhoz, hogy valóban kihasználhassa a tennivalók listájának elkészítését, néhány dolog segítségével megteheti a tennivalók listáját sokkal hatékonyabbá.

1. Tisztázza, mit kell tennie

Gyakran látom, hogy olyan listákat készítek, amelyekhez hasonló feladatokat írnak Beszélj Timmel vagy Készítsen előadást . Az ilyen írási feladatok problémája, hogy nem egyértelműek. Számos kérdés maradt megválaszolatlanul. Miről beszélni Timivel? Milyen előadás? Mit kell előkészíteni?

Amikor feladatot ír, tudni fogja, mit szeretne csinálni; de egy hétvége vagy néhány nap után az, amit el akarsz érni, sáros és nem egyértelmű. Sokkal jobb írni Beszélj Timmel a jövő heti berlini utazásról vagy készítsen vázlatot a jövő heti igazgatósági előadáshoz . Bizony, néhány másodpercig még eltarthat a kiegészítő szavak megírása, de később megköszöni magának, amikor eljön a feladat.

Ilyen feladatok írása nagyon egyértelművé teszi, hogy mit akarsz csinálni . És amikor leül a munkája megkezdésére, pontosan tudni fogja, mi vesz részt a feladatok elvégzésében, így jobb döntéseket hozhat arról, hogy min dolgozzon.Hirdető

Ez sok időt takarít meg, mivel az egyértelműség azt jelenti, hogy képes lesz a megfelelő fájlok megszerzésére és azonnali kezdésre, ahelyett, hogy néhány percet kellene eltöltenie azzal, hogy emlékezzen a tennivalókra.

2. Ne véletlenszerűen dátumozza a feladatokat

Nagyon csábító dátumot adni minden írt feladatához - ugye? Nem akarja elfelejteni, hogy megtegye, ugye? - Az a probléma, hogy véletlenszerűen randevúzzon minden feladattal, amelyet felvesz a tennivalók listájába: Napi elsöprő lista azon feladatokról, amelyeket nem kell elvégeznie a kiválasztott napon, és vagy átütemezi a feladatokat, vagy csak figyelmen kívül hagyja azokat.

Ehelyett legyen stratégiaibb. Csak akkor tegyen dátumot egy feladatra, ha azt azon a napon kívánja megtenni. Naponta láttam, hogy húsz-harminc feladatot tartalmazó listákat kell készítenem, amikor az embernek egy napja van háttalálkozókkal. Ilyen körülmények között a feladatok semmiképpen sem fognak teljesülni.

Rendben van, ha emlékeztető feladatot tesz a napi teendők listájába - ilyesmi EMLÉKEZTETŐ : X projekt áttekintése - Szüksége van valamire? Vagy hozzon létre egy listát a kezdeményezendő hívásokról, és végezzen egy napi feladatot, amely arra utasítja, hogy tekintse át a híváslistát. Csak azon dolgozzon, hogy kezelhető és reális legyen a napi tennivalók listája.

Ha hetente egy kis időt tölt el, hogy megtervezze a hetet a naptárban szereplő adatok alapján, akkor hatékonyabbá teheti a teendők listáját. Ekkor felveheti a dátumokat a feladataiba. Ha csendes napja van az irodában, ahol nincsenek megbeszélések, legyen hosszabb listája a feladatokról. Ha üzleti úton van, csökkentse a listán szereplő feladatok számát.

3. Tartsa napi listáját legfeljebb tíz feladathoz

Amikor ezt javaslom az embereknek, gyakran nevetnek rajtam. Úgy vélik, ennél sokkal elfoglaltabbak, és legalább húsz feladattal kell rendelkezniük a listán.Hirdető

A probléma itt az összes zavaró tényezővel, vészhelyzettel és megszakítással van, amelyet minden nap el fog érni; nem fogod elvégezni azt a húsz feladatot. Csalódottan jut el a nap végére, mert átütemezi a listán szereplő feladatok huszonöt-ötven százalékát.

Ehelyett a nap végén töltsön körülbelül tíz-tizenöt percet a következő nap rangsorolásával. Válassza ki a listán szereplő tíz legfontosabb feladatot és valamilyen módon kiemelje őket. Sok a tennivalók listavezetőinek módja van a feladatok megjelölésére, így hozzáadhat egy zászlót a másnap elvégzendő 10 feladathoz.

Ez nemcsak arra összpontosít, ami fontos, hanem arra is kényszerít, hogy válassza azokat a feladatokat, amelyek a legnagyobb pozitív hatással lesznek a napjára.

Amikor ilyenkor kezdi rangsorolni a tennivalók listáját, akkor természetesen koncentráltabbá válik, és értékes idejének nagyobb részét olyan feladatokra fordítja, amelyek előremozdítanak a projektjein és céljain.

4. Csoportosítsa a hasonló feladatokat együtt

Amikor megnézi a teendők listáját, észreveszi, hogy sok feladat hasonló jellegű.

Például az ügyfelek hívása. Ha két vagy három olyan feladat van a napi listán, amely magában foglalja az ügyfelek hívását, csoportosítsa ezeket és végezze el egyszerre. Körülbelül harminc percet ütemezzen a hívások elvégzésére és egymás után történő elvégzésére. Hasonlóképpen, ha e-mailekkel kapcsolatos feladatai vannak, csoportosítsa azokat is. Sokkal többet fog elvégezni, és az elméd sokkal jobban összpontosít az elvégzett munkára.Hirdető

Kaotikussá válhat, ha egész nap váltogat a különféle típusú munkák között. Sokkal jobb a hatékonyság és a termelékenység szempontjából végezzen hasonló feladatokat együtt . Meg vannak nyitva a megfelelő eszközök (alkalmazások, telefonos e-mailek stb.), És ez sok időt takarít meg Önnek.

5. Legyen motiváló a teendők listája

Amikor olyan feladatokat ír, mint az e-mailre való válaszadás vagy az ügyfél nyomon követése, nincs valódi motiváció. Csak olyan érzés, mintha átélné a munka rutinját. Ahol lehetséges, írjon olyan feladatokat, mint például az e-mail beérkező levelek beérkezése, és hívja fel ügyfeleimet, hogy meggyőződjenek arról, hogy boldogok-e. Ez egyszerűnek tűnhet, de sokszor a tennivalók listájának nincs érzelmi értéke. Ez csak egy sor elvégzendő munka.

A lista inspirálóbbá tétele érdekében írjon feladatokat, így érzelmi reakciót váltanak ki . Ügyfeleinek boldoggá tétele motiválóbb lesz, mint csupán felhívni őket, mert ez a feladata, vagy versenyezhet önmagával azért, hogy az e-mail beérkező üzenetei minden nap nullára jussanak.

A tennivalók listájának motiválóbbá tételének másik módja az rövidítse a napi listát . Mint fentebb írtam, amikor a napi teendők listáján legfeljebb tíz feladat van, akkor elérhetőnek fogja érezni. Ha húsz és harminc feladat van rajta, akkor csak elsöprő érzés lesz. Sokkal jobb, ha megnézed a napi listádat, és inspiráltnak érezzük magad, mint ha megnézed a listádat, és úgy érzed, hogy demotivált.

6. Heti áttekintést végez

Mindenkinek, aki olvasta David Allenét Dolgokat elintézni könyv, mindent tudni fog a heti áttekintésről. Mégis meglep, hogy hány ember kihagyja ezt. Ha azt szeretné, hogy a teendők listája hatékony és naprakész maradjon, akkor a heti felülvizsgálat elengedhetetlen.

A héten, amikor rohangálsz és csinálsz dolgokat, hiányozni fognak a dolgok. Emberek vagyunk, és elfelejtjük ellenőrizni az elvégzett feladatokat, hozzáadunk időfüggő feladatokat, nem pedig dátumot, és elfelejtjük a feladatokat. A heti áttekintés itt áll meg egy órára, és nagy képet nyújt arról, hogy mit kell tennie.Hirdető

Ideális esetben a heti áttekintést zavaró helyen kell elvégezni, így csak az elvégzendő munkára összpontosíthat, és megtervezheti a következő hetet. Hozza össze az összes feladatát - előfordulhat, hogy a jegyzetfüzetbe írta le a feladatokat, és nem adta hozzá a teendők listájához -, és törölje azokat a feladatokat, amelyekre már nincs szükség, vagy amelyeket elvégeztek.

A heti felülvizsgálat teljes kontrollt biztosít Önnek. Ez lehetővé teszi, hogy a munka tetején maradjon, eldöntse, mit kell tovább tennie, és mit lehet későbbre halasztani. Ez a legjobb mód, amit ismerek a hét kezdése tervvel és irányral és ez annak a módja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen cselekszik-e, és nem ragad bele olyan kisebb feladatokba, amelyek nem visznek előre a projektjeiben vagy a céljaiban.

Alsó vonal

Megfelelő használat esetén a tennivalók listája lehet a motiváció és a hajtóerő, amely arra ösztönzi Önt, hogy a legjobb munkáját végezze és elképesztő dolgokat érjen el. Összpontosít a fontos dolgokra, és megakadályozza az olyan feladatok hiányát, amelyek egyébként elveszhetnek.

A feladatlisták segítenek a stressz csökkentésében és a túlterhelésben is, mert ahelyett, hogy megpróbálna mindenre emlékezni a fejében, minden munkát elvégez, amelyet el kell végeznie, szabadon szabadítva a fejét a kreatívabb törekvések érdekében.

Összefoglaljuk a legfontosabb elvihetőségeket:

Írjon feladatokat, így nagyon világos, mit kell tennie. Ha valakit hívnia kell, tegye be a telefonszámát a feladatba, hogy időt takarítson meg a szám keresésével.
Adjon hozzá értelmes és nem véletlenszerű dátumokat. Amikor a napi tennivalók listáján csak aznap elvégzendő feladatok vannak, akkor sokkal jobban a megfelelő munkára fog koncentrálni.
Naponta legfeljebb tíz-tizenkét megjelölt feladatot engedélyezhet a teendők listáján. Ez nem azt jelenti, hogy csak ezeket a feladatokat hajtja végre. Ha van időd és energiád a nap végén, akkor mindig többet tehetsz.
Csoportosítsa a hasonló feladatokat, így egyszerre koncentrálhat a végzett munka típusára. Ez segít elkerülni a a többfeladatos kockázatok .
Írja le feladatait, hogy azok értelmesek és motiválóak legyenek. Meg akarja nézni a listáját, és motiváltnak kell lennie, hogy elakadjon és elvégezze a munkát.
Soha ne hagyja ki a teljes heti áttekintést. Ez az a ragasztó, amely mindent együtt tart és releváns.