15 LEGJOBB TANÁCS AZ IRODASZERVEZÉSHEZ ÉS A JOBB MUNKAVÉGZÉSHEZ

Lehet, hogy azt gondolja, hogy nincs ideje irodai szervezésre, de ha valóban tudná, mennyi időbe került ez a dezorganizálás, akkor gondolkodjon el.

A cölöpök átrendezése és mozgatása esetenként nem számít. Az íróasztalt sem szabad kitakarítani, ha a rendetlenséget egy kukába vagy egy asztalfiókba csúsztatja.

A viszonylag rendezett és rendezett irodaterület megtisztítja az utat a magasabb termelékenység és a kevésbé elpazarolt idő érdekében.

Az iroda megszervezésének nem kell napokba telnie, ezt egyenként meg lehet csinálni. Valójában a szervezett iroda fenntartása sokkal hatékonyabb, ha egy folyamatban lévő projektként kezelik, nem pedig hatalmas támadással.

Tehát, ha készen áll a kezdésre, az alábbi szervezési tippek segítenek abban, hogy irodáját hatékony munkaterületté alakítsa.

1. Tisztítsa meg irodáját

Zűrzavarmentesítés, üres, aprítás, szabadulj meg mindentől, amire nincs szükséged vagy amire vágysz. Nézz körül. Mit nem használtál egy ideje?

Vegyen egy-egy területet. Ha nem működik, küldje el javításra, vagy dobja el. Ha hónapok óta nem használod, és nem tudsz belegondolni, hogy valójában mikor lesz szükséged rá, akkor kialszik. Ez vonatkozik a bútorokra, felszerelésekre, kellékekre stb.Hirdető

Ne feledkezzen meg a kézimunkákról, a növényekről (valódi vagy mesterséges) és a díszekről - ha por borítja őket, és az irodája kopottá válik, akkor tisztességes játék.

2. Gyűjtsd össze és oszd meg újra

Gyűjtsön össze minden olyan elemet, amelyik nincs ott, ahová tartozik, és tegye oda, ahol van.

3. Hozza létre a munkaterületeket

Döntse el, hogy milyen típusú tevékenység történik az irodája egyes területein. Valószínűleg rendelkezni fog egy fő munkaterülettel (valószínűleg az íróasztallal), egy referenciaterülettel (irattartó szekrény, polcok, kötőanyagok) és egy ellátási területtel (szekrény, polcok vagy fiókok).

Helyezze el a megfelelő felszerelést, és a kellékeket a lehető legnagyobb mértékben a megfelelő helyen helyezze el.

4. Zárja be a Közelséget

Helyezze elérhető közelségbe a leginkább használt berendezéseket és kellékeket. A ritkán használt dolgokat el lehet tárolni vagy eltárolni.

5. Szerezzen be egy jó címkét

Válasszon egy egyszerűen használható címkekészítőt. Szánjon időt polcok, kukák, kosárfiókok címkézésére. Nem csak emlékeztetni fogja, hová mennek a dolgok, hanem másoknak is segítséget nyújt, akiknek szükségük lehet bármit megtalálni, használni vagy eltárolni a munkaterületén.

6. Ellenőrizze az iratrendszert

Ahogy teljes mértékben áttérünk a digitális korszakra, csökkent a papírfájlok tárolásának igénye.Hirdető

Mit tud digitálisan tárolni? Másol fájlokat? Lehet, hogy kiküszöböli a múltban használt fájlok és mappák egy részét. Ha fájlokat tárol a számítógépén, ellenőrizze, hogy rendszeresen készít biztonsági másolatot.

Íme néhány tárolási ötlet a sima iktatási rendszer létrehozásához:

Hozzon létre egy értekezlet mappát - Helyezzen oda minden megbeszélendő tételt, valamint azokat, amelyeket le kell adni, jelentéseket kell adni stb. Ez segít felkészülni az ülésekre, és megtakarítja a stresszt még akkor is, ha egy értekezlet feljebb kerül .
Hozzon létre egy WOR mappát - A rendetlen papírjaink nagy része olyan dolgok, amelyek várakoznak, amíg valaki más nem válaszol vagy cselekszik. Corral őket egy WOR (Várakozás válaszra) mappába. Néhány naponta ellenőrizze, hogy vannak-e olyan kiemelkedő műveletek, amelyekre szükség lehet a nyomon követésre.
Tároló dobozok - Használjon olcsó tárolódobozokat az archivált fájlok megőrzéséhez és az aktuális fájlterületből való kihozatalhoz.
Magazindobozok - A tárolni kívánt magazinok és katalógusok tárolásához használjon magazindobozokat vagy kötőanyagokat. Kérjük, győződjön meg róla, hogy valóban szüksége van rájuk referenciaként vagy kutatás céljából, különben újrahasznosítsa őket, vagy odaadja.
Mappa olvasása - Jelöljön ki egy fájlt az elolvasni kívánt cikkekhez és dokumentumokhoz, amelyek nem sürgősek.
Archiválja a fájlokat - Ha egy projekt befejeződött, rakja össze az összes anyagot, és tegye el. Tartsa meg a folyamatban lévő projektek mappáit.
Fájl hetente - Ne hagyd, hogy az iratod felhalmozódjon. Helyezze a papírokat a To File mappába, és mindent hetente egyszer reszeljen.

További tippeket a fájlok rendezésével kapcsolatban itt talál: Hogyan rendezheti fájljait a jobb termelékenység érdekében

7. Törölje le az asztalt

Távolítson el mindent, alaposan tisztítsa meg, és csak azokat helyezze vissza, amelyek elengedhetetlenek a mindennapi használathoz.

Ha nehezen tudod megdönteni a dolgokat, ez a Declutter Formula segít később kidobni a dolgokat anélkül, hogy később megbánnád.

8. Szervezze az asztalt

Most, hogy korszerűsítette az asztalt, célszerű megszervezni.

Az asztalon lévő elemek rendezéséhez használjon asztali rendszereket vagy tárolókat. Használjon tálcákat papírokhoz, konténereket kisebb tárgyakhoz.Hirdető

Ne felejtsd el a számítógép asztalát! Ellenőrizze, hogy a fájlok vagy képek rendezett mappákban vannak-e. Azt javaslom, hogy minden nap törölje a számítógép asztalát, mielőtt távozik a munkahelyéről.

9. Szervezze meg fiókjait

Helyezze az együtt használt tárgyakat ugyanabba a fiókterbe, borítékokkal ellátott bélyegzőket, jegyzettömbökkel ellátott ragacsos betéteket stb.

Használjon fiókrendezőket kis tárgyakhoz - gemkapcsokhoz, tackokhoz stb. Használjon külön fiókot a személyes tárgyakhoz.

10. Külön postaládák

Ha rendszeresen dolgozik más emberekkel, hozzon létre mindegyikhez mappát, tálcát vagy postaládát.

11. Tisztítsa meg a cölöpöket

Remélhetőleg új szervezett irodájával már nem hoz létre papírhalmokat, de a régieket mégis át kell válogatnia.

Menjen át a halomon (ha szükséges, egy kicsit), helyezze a megfelelő helyre, vagy dobja ki.

12. Levélek rendezése

Ne csak a leveleket rakja össze egy halomban, hogy válogasson, vagy puskázza át, és vegye ki a szükséges darabokat. Rendezés, amint megkapja - cselekedni, olvasni, reszelni, delegálni vagy átadni. .Hirdető

13. Hozzárendelje az eldobási dátumokat

Nem kell minden papírt korlátlanul megőriznie. Jelölje meg a fájlokon vagy dokumentumokon, amikor feldobhatók vagy apríthatók.

Bizonyos jogi vagy pénzügyi dokumentumokat meghatározott ideig kell megőrizni. Győződjön meg róla, hogy tudja, melyek ezek a követelmények.

14. Szűrje le e-mailjeit

Néhány e-mailt fontos elolvasni, másokat csak nem annyira.

Amikor a szűrőrendszer segítségével különféle típusú e-maileket címkéz, akkor ismeri azok prioritását és azt, hogy melyikeket kell először megválaszolniuk.

Vessen egy pillantást ezekre a tippekre a beérkező levelek nulla eléréséhez: Az Inbox Zero elérésének végső módja

15. Egyenesítse ki az íróasztalt

A nap végén végezzen egy gyors kiegyenesítést, hogy másnap tiszta kezdés legyen.

A lényeg

Használjon egy tippet, vagy próbálja ki mindet. A hatékony munkaterület létrehozására és fenntartására fordított erőfeszítés nagymértékben megtérül.Hirdető

Ahelyett, hogy időt keresne dolgok keresésével és cölöpök keverésével, képes lesz arra, hogy időt töltsön… nos… dolgozó és élvezni fogja a rendetlenséget!