Mennyi időt töltesz minden nap az e-mailek kezelésével? Egy óra? 30 perc? Néhány órával? Talán fél nap?

Bár az e-mail célja a kommunikáció megkönnyítése, gyanítom, hogy ez néha kontraproduktív eszközzé válik, mert annyi időt töltünk az e-mailjeinek kezelésével! Gondoljon például ezekre az esetekre:

• Néha folyamatosan kattint a beérkező levelek mappájába, annak ellenére, hogy csak 5 perce ellenőrizte?
• Sok időt töltesz minden nap az e-mailek kezelésével, például a múltbeli levelek keresésével, a válogatással, a régi levelek rendezésével és törlésével?
• Gyakran az e-maileket tekinti elsődleges fontosságúnak ahelyett, hogy valóban elvégezné a dolgokat?
• Vannak olyan napok, amikor több időt tölt a postaládájában, mint a megfelelő munka?

A nap végén az e-mail csak egy eszköz a feladatok elvégzéséhez. Az alábbiakban 11 tipp található az e-mailek kezelésének javítására:

1. Feldolgozza levelét naponta egyszer

Annak ellenére, hogy naponta többször is megnézem a leveleimet, csak azért, hogy a hurokban legyek (ha valami furcsa dolog történik, mint például a webhelyem lemerülése vagy sürgős kérés), nem dolgozom fel őket azonnal. Ezt csak naponta egyszer teszem, akár a nap elején, akár esténként.

Különítsen el napi időtartamot az e-mailek feldolgozásához. Ha nem ér véget az időrésben, folytassa másnap. Tegye fontossá a fontosabbakat, és engedje el a többit. (Lásd: # 2).

Ha olyan munkahelyi helyzetben van, ahol sok időfüggő e-mailt kap, akkor ezt továbbra is át tudja ültetni a gyakorlatba. A lényeg az, hogy ne hagyd, hogy az e-mail az életeden fusson. Ne feledje, hogy ez egy olyan eszköz, amely segít a munkájában, és nem maga a munka.Hirdető

2. A 20% -os e-mailek rangsorolása; Halasztja el a 80% -ot

Nem minden e-mail azonos. szeretem a 80/20 szabály mert életünk minden egyes területére vonatkozik. E-maileket is beleértve. A 80/20 szabály az az elképzelés, hogy az inputok 20% -a felelős az outputok 80% -áért bármilyen helyzetben. Ezért a hatékonyság érdekében 20% -os inputokra kell összpontosítanunk, amelyek 80% -os outputhoz vezetnek. Hasonlóképpen, 20% -ban nagy értékű e-mailekre kell összpontosítanunk, amelyek maximális kimenethez vezetnek.

A 20% -os e-mailjeim adják a következő áttörést a munkámban. Lehetnek média kérések, interjúhelyek, hálózati lehetőségek, üzleti vezetések, beszédes lehetőségek és egyéb dolgok, amelyek az én 20% -os üzleti céljaimhoz vezetnek. A 20% -os e-mailjeim olyan embereket is tartalmaznak, akik befektettek a munkámba, például az én 1-1 coaching kliens , beszéd elkötelezettség és olvasók, akik megvették tanfolyamaimat és termékeimet. Végül, de nem utolsósorban a jó barátaimmal folytatott levelezés is ide esik. Minden más a 80% -os levelezésbe kerül.

A 20% -os e-mailekhez jelentős prioritást adok. Általában azonnal válaszolok nekik (különösen, ha megfelelnek a # 9 1 perc szabályának); ha nem, 1-3 nap múlva eljutok hozzájuk. A 80% -os levelezésnél hosszabb időt veszek igénybe, néha nem is válaszolok (lásd a 4. pontot).

3. Válasszon egy Válasz XX napig mappát

A válaszadásra szoruló leveleket a Válasz XX nap mappába tárolja, ahol XX a hét napja. Minden héten 3 napot szánok arra, hogy válaszoljak az e-mailekre - kedden, csütörtökön és szombaton. Így nem kényszerülök arra, hogy azonnal válaszoljak, amikor megkapom a levelet. Elolvastam, mentálisan nyugtázom, és végiggondolom, amíg el nem érkezik a válaszidő (átlagosan 3-8 nap a levél kézhezvételétől számítva).

4. Rájön, hogy nem kell minden levélre válaszolnia

Annak ellenére, hogy mit gondol, nem kell minden levélre válaszolnia. Előfordul, hogy egy bizonyos idő elteltével nem érkező válasz önmagában is válasznak tekinthető.

Nagy mennyiségű olvasói levelet kapok, és egy ideig válaszoltam minden beérkező levélre. Nem tett semmit nekem. Az egész napot csak a levelek megválaszolásával tölteném, és a nap végére kiürülnék, képtelen lennék valódi munkát végezni. És érdekes módon nagyjából az összes olyan levél, amelyre válaszolok, soha nem kap semmiféle visszajelzést (még nyugtázást vagy köszönetet sem), még akkor is, ha további kérdéseket teszek fel, hogy tovább segítsem őket. Gyanítom, hogy a levelek fele nem olvasható el, a másik fele pedig olyan levél, amelyet az emberek impulzusra küldenek, és a válaszok nem számítanak. Akárhogy is, rájöttem, hogy sokkal hatékonyabb az időt nagyobb értékű feladatokra fordítani, mint például nagy értékű és tartalomban gazdag termékek kidolgozása, 1-1 coaching ügyfelem támogatása, új projektek és új cikkek írása.Hirdető

Ne aggódjon túl sokat, ha minden egyes levélre válaszol. Válaszoljon, ha segít, de ha a válaszadás költségei nem haladják meg az előnyöket, akkor talán nem érdemes aggódni miatta. Csak legyen, és a dolgok rendbe fognak válni az idő múlásával.

5. Hozzon létre sablonválaszokat, ha gyakran küld hasonló válaszokat

Ha átnézi az elküldött mappát, valószínűleg trendet talál azokban a kérdésekben, amelyekre válaszol. A webhelyemen kapott levelek általában a néhány kategóriába sorolhatók (1) visszajelzés / köszönöm mail (2) 1-1 coaching (3) könyv / termék áttekintés iránti kérelem (4) beszédes megkeresés (5) egyéb . Az (1) és (2) esetében sablonokat használok, amelyeket korábban már írtam, és amelyeket válaszaimban használok. Amint válaszolok, ennek megfelelően testre szabnám őket, hogy megfeleljenek az eredeti levelek igényeinek. Ez rengeteg időt takarított meg, összehasonlítva a múltkor, amikor az e-maileket a semmiből írtam.

6. Csak a releváns e-maileket olvassa el

Több hírlevelemre feliratkozom - például a fitneszről, az önsegítésről, a blogolásról és az üzleti tevékenységről, de nem olvasom el az összes levelet, amit elküldenek. Én sem törlöm őket, mert tudom, hogy értékes információval rendelkeznek. Ehelyett azt állítottam be, hogy a gmail automatikusan archiválja őket különböző címkékre (mappákra). A blogpostákat archiválják a blogolás mappába, a fitneszes leveleket archiválják az egészség és fitnesz mappába stb. Jelenleg körülbelül 30 mappám van. Csak akkor olvasom el őket, ha további információt akarok szerezni a témáról.

Nem kell minden beérkező levelet elolvasnia. Válassza ki és válassza ki az Ön számára relevánsat.

7. Rendezze a leveleket kategóriákba

A mappák (vagy címkék, ha gmail-et használnak) segítenek a levelek rendezésében.

Először is használjon megfelelő elnevezési rendszert a tevékenységéhez. Ha most a legfontosabb prioritásaid mondjuk (1) egy könyv írása és (2) a fogyás, akkor nevezd meg a mappákat.Hirdető

Másodszor, használja a hierarchia struktúráját. az első szintű mappák a nagy kategóriákhoz, a második szintű mappák pedig az alkategóriákhoz tartoznak stb. Például első szintű mappaként az Adminisztrálás van, második szintű mappaként pedig a Biztonsági mentés, Számvitel, Fiókok stb. Ha szükséges, vannak harmadik szintű mappáim, amelyek tovább szegmentálhatók. A Gmail rendelkezik egy olyan bővítménnyel, amely lehetővé teszi különféle címkék használatát (Beállítások> Labs> Beágyazott címkék)

A szűrők (# 8) segítségével a leveleket automatikusan mappákba rendezheti, csodákra képes.

8. Használjon szűrőket

A szűrők olyan eszközök, amelyek segítenek a levelek automatikus rendezésében, amikor azok az Ön levelébe kerülnek. Két alapvető dolog szükséges egy szűrőhöz - (1) A keresendő kifejezés (2) A kifejezés egyezése esetén alkalmazandó művelet. Mostantól a gmailemben körülbelül 20 különböző szűrő van beállítva különböző e-mail címekhez, tárgyak címéhez, törzsszövegéhez és mi nem. Attól függően, hogy milyen szűrőről van szó, az e-maileket automatikusan egy megfelelő mappába / archiválva rendezik. Ez minimalizálja az elvégzendő adminisztratív tevékenységek számát.

Itt van a videó bemutatóm, amely megosztja, hogyan állítsam be az e-mail szűrőket a beérkező levelek nulla elérése érdekében: 3 egyszerű tipp a beérkező levelek nulla eléréséhez az e-mail szűrők használatával [Videó bemutató]

9. Válaszoláskor használja az 1 perces szabályt

Ha 1 percen belül válaszol, válaszoljon azonnal és archiválja. Ne hagyja, hogy örökké a postaládájában üljön. Még több erőfeszítést igényel, hogy az elméd körül lebegjen, és folyamatosan emlékeztessék rá, hogy válaszolnia kell. Csak válaszolva tartsa be az 1 perces időkeretet, hogy ne kerüljön több idő a szükségesnél. Ez segít nagy mennyiségű levél rövid időn belüli megtisztításában.

10. Határozza meg a beérkezett üzenetek mappájában eltöltött idő korlátját

Az 1 perces szabályon túl korlátozza a beérkezett üzenetek mappában töltött összes időt. Amikor legközelebb ellenőrzi az e-mailt, időzítsd magad . Nézze meg, mennyi ideig tart a levelek feldolgozása, olvasása, megválaszolása és rendezése. Akkor kérdezd meg magadtól, hogy mennyi idő telik el jól. Valószínű, hogy ennek nagy része semmilyen célt nem szolgált.Hirdető

Időnként riasztóan hosszú e-maileket kap. Ezeket az e-maileket nézze át, ellenőrizze, van-e valami releváns az Ön számára, majd ennek megfelelően dolgozza fel őket. Szükség esetén válaszoljon (és használja az 1 perces szabályt); archiválja, ha nem tervezi a választ. Ha válaszolni akar, ne érezze szükségét annak, hogy hosszú levéllel álljon vissza, csak azért, mert az illető hosszú levelet írt. Az utolsó dolog, amit szeretne, egy esszék e-mail-cseréje, amely akaratlanul azt eredményezi, hogy e-mail fekete lyukba kerül. Jelentkezzen be a postaládájába, tegye meg a szükséges lépéseket, és azonnal lépjen ki.

11. (Könyörtelenül) Iratkozzon le olyan dolgokról, amelyeket nem olvas

Az interneten való körutazás során valószínűleg regisztrál a hírlevelek és hírfolyamok megfelelő hányadára olyan impulzusokra, amelyek után később elveszíti érdeklődését. Ha azt tapasztalja, hogy többször törli az e-mailt az előfizetéséből, ez egy jelzés, amelyet azonnal le kell mondania.

Szerezze be a cikk kiáltványos változatát: [Kiáltvány] 11 tipp a hatékony e-mail kezeléshez

Eredeti cikk: 11 egyszerű tipp a hatékony e-mail kezeléshez | Személyes kiválóság

Kiemelt fotóhitel: Üzletasszony e-mail borítékot rajzol a shutterstock.com oldalon keresztül