A HATÉKONY TALÁLKOZÓK 10 FŐ ELEME AZ IDŐPAZARLÁS ELKERÜLÉSE ÉRDEKÉBEN

A hatékony megbeszélések a problémák megvitatásának és megoldásának egyik módja, nemcsak egy vállalatnál, hanem bármely szervezetnél. Legyen az a főnök vagy az alkalmazottak, bárki hozzájárulhat és beszélhet.

Bár az értekezletek a termelékenység szükséges eszközei, egyes találkozók egyszerűen nem működnek, és végül mindenki idejét és energiáját pazarolják.

A hatékony és eredményes értekezlet lebonyolításához egyszerűsített módszerek és elemek léteznek, amelyek közül 10 bemutatásra kerül itt.

1. Határozza meg az értekezlet egyértelmű célját

Mielőtt összehívná a találkozót, először meg kell kérdeznie:

Miért és minek?

A találkozó csak akkor lesz eredményes, ha célja és célja egyértelmű, legyen szó az alkalmazottak közötti vita rendezéséről vagy a vállalati válság megbeszéléséről. Ez egy bizonyos eredmény elérését is magában foglalja, és ez az eredmény valószínűleg a célhoz kapcsolódik.

Egyértelmű célt kell megtervezni, mielőtt a meghívókat elküldenék az érintett embereknek. Győződjön meg róla, hogy pontosan tudja, miért találkozik, és a remélt eredményt.

2. Csak a szükséges embereket hívja meg

Ha csak a szükséges emberek vesznek részt a találkozó résztvevőiként, az újabb lépés a hatékony találkozó felé.Hirdető

Van-e köze az értekezlet céljának a vállalat hálózati biztonságához? Hívja meg az informatikai osztály vezetőjét.

Van-e köze a találkozó céljának a vállalat jövőjéhez? Hívja meg főnökét és az érintett alkalmazottakat.

Csak azok az emberek vehetnek részt a találkozón, akik közvetlenül kapcsolódnak a várható eredményhez.Így nem fogja pazarolni mások idejét és termelékenységét. Ez a számokat is a lehető legalacsonyabban tartja, ami kevesebb megszakítást és zavarást jelent.

3. Hagyja jóvá a végleges ütemtervet

Amikor hatékony értekezletek lebonyolításán dolgozik, készítsen napirendet az értekezlethez. Ennek tartalmaznia kell a cselekvési tételeket, a helyszínt, a kezdési és befejezési időpontot, valamint az érintett embereket. Ezután küldje el a memorandumot a szükséges embereknek e-mailben, vagy helyezze az asztalukra.

Ne várja meg az embereket, akik késésben vannak, és gondoskodjon a megbeszélésről időben indul .Ez elsőre nem biztos, hogy könnyű, különösen, ha Ön engedékeny típus. De rájössz, hogy ez nem csak számodra, hanem más emberek számára is fontos.

Az embereknek kényelmesebb lesz a találkozó, ha a napirend eléjük kerül. Ez csökkenti a triviális kérdéseket is, például a felesleges bevezetéseket vagy a véletlenszerű kérdések beillesztését.

4 . Hozzon létre szabályt az okostelefonokkal vagy táblagépekkel szemben

Nehéz versenyezni az emberek figyelméért, különösen akkor, ha telefonjaikat vagy táblagépeiket használják.

A multitasking már önmagában is problémás dolog, de rosszabb, ha olyan eszközökkel kell versenyeznie, amelyeket kifejezetten az emberek figyelmének felkeltésére terveztek. A kutatások azt mutatják, hogy a különböző médiumok közötti multitasking rosszabb információfeldolgozást, alacsonyabb teljesítményt és termelékenységet eredményez.Hirdető

Egy tanulmányban az eredmények azt mutatták, hogy a nehéz média multitaskerek hajlamosabbak a nem releváns környezeti ingerek és a memória irreleváns reprezentációi által okozott interferenciára.^[1].

Annak biztosítása érdekében, hogy a találkozót látogatók a napirendre összpontosítsanak, tiltsa be az okostelefonok és táblagépek használatát, hogy minden résztvevő az adott feladatra koncentráljon.

5. Rendeljen Moderátort

Annak ellenére, hogy te tervezed a találkozót, ez nem azt jelenti, hogy te is moderátor vagy.

Gondolkodnia kell azon, hogy Ön a legalkalmasabb-e az értekezlet moderálásához, vagy ha valaki más jobban megteheti. Ez valószínűleg a témától függ. Ne habozzon más képzett embereket kijelölni moderátornak, ha úgy érzi, hogy ez a legjobb a termelékenység szempontjából^[2].

Természetesen a moderátornak olyannak kell lennie, aki tudja, hogyan lehet hatékony értekezleteket lebonyolítani. A moderátornak időmérőként is működnie kell, és figyelnie kell a megbeszélés helyes lefolyását, ügyelve arra, hogy a napirend rendben legyen. Valószínű, hogy a találkozó így sikeresebb lesz.

6. Legyen kevesebb, jobb találkozója

Ahelyett, hogy minden alkalommal megbeszélést hívna össze, amikor probléma vagy vita merül fel a vállalatban, keressen más módszereket a problémák megoldására.

Számos alternatívája van az üléseknek, amelyek hatékonyabbak és eredményesebbek, mint a nem optimális értekezletek. E-mail küldés vagy beszélgetés a felelős személyekkel csak néhány olyan mód, amellyel leiratkozhat az ülésekről.

További ötleteket találhat a találkozók alternatíváiról ebben a cikkben.Hirdető

Ha a lehető legkevesebb találkozót hívja meg, a résztvevők lelkesebben vesznek részt a részvételen. Biztosítania kell az értekezletek minőségét, és ezt megteheti úgy, hogy elkerüli a felesleges találkozókat.

7. Válasszon külön étkezési időt az értekezlet idejétől

Ha más dolgokat csinál egy értekezleten, mindenki figyelmét csökkenteni fogja, és ez magában foglalja az étkezést is. Jó ötlet, ha az étkezési időt harminc perccel egy órával a találkozó előtt deklaráljuk. Ez biztosítja, hogy az emberek nem esznek a megbeszélés során, ami elkerüli a további zavaró tényezőket.

Az étkezés vagy az étkezési idő alatt mindenki ehet és beszélgethet. De a megbeszélés során mindenkinek összpontosítania kell a napirendre, és együtt kell gondolkodnia.

Így követheti tervét, figyelmét a találkozó céljának teljesítésére fordíthatja, és bölcsen tudja kezelni az idejét.

8. Tekintse át az ülés döntéseit

Az értekezlet utolsó öt-tíz percében olvassa el a meghozott döntéseket és a megtett intézkedéseket. Mielőtt mindenki elmegy, meg kell felelnie a résztvevők és az értekezlet céljának világos megértésének. Ez biztosítja, hogy mindenkinek elégedettek legyenek a lekérdezései és a hozzájárulásaik is szerepeljenek.

Lehetőséget kínál arra is, hogy bárki kifejezze utolsó kétségeit vagy kérdéseit, vagy megoszthassa a döntések szempontjából releváns információkat, amelyek mind kulcsfontosságúak a hatékony ülésekhez.

A moderátornak a találkozó vége előtt tisztáznia kell a résztvevők közötti esetleges nézeteltéréseket, és tömör megoldásokat kell találnia problémáikra. Fontos, hogy mindenki felszívja a megbeszélésen megbeszélteket.

9. Küldjön utólagos megjegyzést minden résztvevőnek

A halványabb tinta erősebb, mint a legerősebb memória. -Kínai közmondás

Minden résztvevőnek megvannak a maga problémái az értekezleten kívül. Ezért egyesek gyakran elfelejtenek néhány dolgot, még akkor is, ha ezek fontosak. Annak biztosítása érdekében, hogy az emberek emlékezzenek az értekezleten megbeszéltekre, küldjenek e-mailben utólagos jegyzetet, vagy hagyják az asztalukon.

Ennek rövidnek és édesnek kell lennie, átfogva a megbeszélteket és a levont következtetéseket. Ez tartalmazhat egy gyors köszönetet is a részvételért.

10. Küldjön ki egy értékelő lapot

Be kell vallanunk, hogy nem mindenki szereti a találkozók gondolatát. Ezeknek az embereknek meg kell találnunk a módját annak biztosítására, hogy jól érezzék magukat, amikor részt vesznek egy értekezleten.

Néhányuk nem mondja meg, hogy mi a probléma, ha közvetlenül megkérdezik, ezért az értékelő lap hasznos eszköz visszajelzésük megszerzéséhez.

Nézze meg ezt a cikket, ha többet szeretne megtudni arról, miért olyan fontos a visszajelzés.

Ellenőrizze a résztvevők visszajelzéseit, beépítse a résztvevők kéréseit a következő megbeszélésbe, és változtasson meg minden kellemetlenséget okozó folyamatot.A hatékony értekezletek lebonyolításához kulcsfontosságú az emberek kényelmes érzése.

Végső gondolatok

A találkozók fontosak, de ez nem jelenti azt, hogy mindig eredményesek. Fontos, hogy először megtanulják a sikeres értekezletek lebonyolítását, mielőtt azt várnánk, hogy minden zökkenőmentesen fog menni.

Ne feledje, hogy a hatékony találkozó egy olyan folyamat, amelyben mindenkinek együtt kell működnie.Hirdető

Ez a 10 egyszerű tipp a hatékony értekezletek lebonyolításához biztosan segít abban, hogy jobb vezetővé és csapattársává váljon. Most folytassa, és beépítse ezeket a tippeket a napi értekezletbe, és engedje meg a termelékenység áramlását.